Příkaz tajemníka č. 1/2019
o uchovávání dokumentů projektů OP PPR

I. Předmět úpravy

V souladu se Zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, se Zákonem 499/2004 Sb. o archivnictví, Opatřením rektora UK 6/2013 a v souladu s Pravidly pro žadatele a příjemce projektů OP PPR jsou zaměstnanci odpovědní za realizaci projektů OP PPR zajistit řádnou archivaci dokumentů.

II. Dokumentace podléhající archivaci

Kompletní dokumentace projektů.

III. Způsob archivace

Archivace může být zabezpečena v tištěné či elektronické formě.

V případě elektronické archivace jakékoli části dokumentace projektu (včetně korespondence), bude místo uložení pravidelně zálohováno a chráněno před externími vlivy. Veškerá dokumentace bude vedena na odděleném úložišti.

Po celou dobu archivace musí být zajištěna čitelnost dokumentů, schopnost prokázat jejich pravost a auditní stopu, kompletnost. V dokumentech nesmí být prováděny následné změny.

IV. Doba archivace

Veškerá dokumentace projektů musí být archivována v kompletní podobě minimálně do 31. 12. 2035 a musí být k dispozici kontrolním orgánům.

V. Zajištění, kontrola a účinnost

Zajištěním archivace jsou pověřeni vedoucí projektů, projektoví manažeři, finanční manažerky a administrátoři projektů.

Kontrolu dodržování této směrnice provádí interní auditor.

Příkaz je účinný od 1. 6. 2019 a platný do 31. 12. 2035.

V Praze dne 29. 5. 2019

Navrhovatel: Ing. Lanková Dana

Schválil: Ing. Antonín Líska