V Praze dne 15. listopadu 2000

I.
Obecné zásady

1. Zadávání veřejných zakázek se řídí zákonem č. 199/1994 Sb. ve znění zákona č. 148/1996 Sb., zákona č. 93/1998 Sb. a zákona č. 28/2000 Sb. (dále zákon).
2. Veřejnou zakázkou je úplatná smlouva uzavřená mezi zadavatelem a vybraným uchazečem, jejímž předmětem jsou dodávky, provedení prací nebo poskytování služeb.
3. Zadavatelem ve smyslu § 2 písm. b) zákona je právnická osoba zřízená zvláštním zákonem. Touto právnickou osobou je UNIVERZITA KARLOVA V PRAZE jako veřejná vysoká škola zřízená zákonem č. 111/1998 Sb.
4. Jednáním ve věcech zadávání veřejných zakázek byl opatřením kvestora UK (čj. 3780/00-1/2 ze dne 30. 6. 2000) pověřen děkan případně tajemník v záležitostech týkajících se MFF v souladu s § 24 odst. 1 písm g) zákona č. 111/1998, o vysokých školách, s výjimkou přezkoumávání námitek uchazeče podle § 56 zákona o zadávání veřejných zakázek, o kterých rozhoduje rektor.

II.
Vnitřní opatření

1. Za zadavatele, v rámci Univerzity Karlovy v Praze, Matematicko - fyzikální fakulty, je organizátorem veřejných zakázek:
   1. Pracoviště (zdrojem financování je rozpočet pracoviště nebo grant). Odpovědným pracovníkem je vedoucí pracoviště (správce dílčího rozpočtu).
   2. Správa budov u stavebních dodávek a prací. Odpovědným pracovníkem je vedoucí správy budov.
   3. U zakázek, kde výše budoucího peněžitého závazku přesahuje částku 20 mil. Kč u nemovitostí a souboru strojů a zařízení a částku 5 mil. Kč u ostatních zakázek, organizuje veřejnou obchodní soutěž (dle II. části zákona) tajemník fakulty.

III.
Formální předpoklady

1. U zakázek nad 500 tis. Kč musí být:
   1. Veškeré úkony mezi zadavatelem a uchazečem učiněny v písemné formě.
   2. Vyplněn evidenční list zakázky a předán hospodářskému oddělení k evidenci. Hospodářské oddělení odešle evidenční list zakázky do 15 dnů od uzavření smlouvy Úřadu pro hospodářskou soutěž (u všech zakázek ve výši nad 1 mil. Kč, v případě nemovitostí a souboru strojů a zařízení ve výši nad 2,5 mil. Kč).
2. Zveřejnění veřejné zakázky se provádí:
   1. U zakázek nad 500 tis. Kč na centrální adrese:

      Česká pošta, státní podnik správce centrální adresy 749 20 Vítkov www.centralni-adresa.cz

   2. U veřejné obchodní soutěže (zakázky nad 5 mil. a nad 20 mil. u nemovitostí a souboru strojů a zařízení):
      • na centrální adrese,
      • v Obchodním věstníku.
3. Komise
   1. Posuzování a hodnocení nabídek provádí komise jmenovaná děkanem. Jejími členy jsou zpravidla:
      • zástupce organizátora,
      • proděkan oborové sekce, které se zadání veřejné zakázky týká,
      • tajemník fakulty,
      • proděkan pro rozvoj,
      • odborný pracovník (případně externí) se znalostí dané problematiky.
   2. Pro otevírání obálek stanoví tříčlennou komisi vedoucí pracoviště (správce dílčího rozpočtu).
4. Archivaci dokumentace o všech úkonech vztahujícím se k zadávání veřejných zakázek je povinen vést příslušný organizátor. Součástí dokumentace jsou i nabídky uchazečů o veřejné zakázky a veškerá korespondence vedená s uchazeči, zápisy z komise, evidenční listy zakázek.
   Dokumentaci o zadání veřejných zakázek je nutné uchovávat po dobu pěti let (§ 64b zákona).

IV.
Zadávání veřejných zakázek

1. Způsoby zadávání veřejných zakázek:
   1. Cena do 500 tis. Kč (bez DPH) - veřejná zakázka malého rozsahu (§ 49b zákona)
      Postup:
      Organizátor realizuje zakázku za cenu obvyklou v místě plnění. U zakázek do 100 tis. Kč na základě objednávky nebo smlouvy podepsané organizátorem (správcem dílčího rozpočtu), u zakázek nad 100 tis. Kč na základě smlouvy (kupní, o dílo, mandátní) podepsané tajemníkem (v souladu se Směrnicí tajemníka č. 1/2000). Originál smlouvy se uloží v sekretariátu tajemníka, kopii obdrží organizátor a hospodářské oddělení.
   2. Cena od 500 tis. Kč do 1 mil. Kč (od 500 tis. Kč do 2,5 mil. Kč u nemovitostí a souboru strojů a zařízení - zjednodušené zadání (§ 49a zákona)
      Postup:
      
      1. Organizátor po projednání se sekčním proděkanem předá tajemníkovi k odsouhlasení návrh textu výzvy a návrh nejméně tří zájemců, kteří mají být obesláni. Ve výzvě uvede požadavky na zpracování nabídkové ceny, dobu plnění, případně další podmínky.
      2. Zveřejnění výzvy na centrální adrese.
      3. Ustanovení pětičlenné komise pro vyhodnocení nabídek děkanem fakulty;
      4. stanovení kriterií pro vyhodnocení nabídek (jediné kritérium = cena, případně další kritéria = jakost, servis, doba plnění, požadavky na provoz a údržbu). V případě více kritérií stanovit jejich pořadí.
      5. Vyhodnocení nabídek komisí.
      6. Vyžádání návrhu smlouvy od vybraného uchazeče.
      7. Podpis smlouvy tajemníkem (originál zůstane v sekretariátu tajemníka, kopii obdrží hospodářské oddělení a organizátor).
      8. Předání vyplněného evidenčního listu zakázky hospodářskému oddělení.
   3. Cena od 1 mil. Kč do 5 mil. Kč (od 2,5 mil. Kč do 20 mil. Kč u nemovitostí a  souboru strojů a zařízení) (§ 49 odst. 1 zákona)
      Postup:
      
      1. Organizátor po projednání se sekčním proděkanem předá tajemníkovi k odsouhlasení návrh textu výzvy a návrh nejméně pěti zájemců, kteří mají být obesláni. Ve výzvě uvede:
         • vymezení plnění veřejné zakázky,
         • požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů (ověřená kopie oprávnění k podnikání a Obchodního rejstříku, čestné prohlášení dle § 2 b zákona),
         • způsob hodnocení nabídek,
         • lhůtu, po kterou jsou uchazeči vázáni svými nabídkami,
         přihlédne přitom ke zvýhodnění dle § 11 zákona a k mimořádně nízké nabídkové ceně dle § 36 zákona.
      2. Organizátor odešle výzvu nejméně pěti zájemcům, a zveřejní text výzvy na centrální adrese.
      3. Ustanovení komise pro otevírání obálek vedoucím pracoviště, podpis čestného prohlášení.
      4. Posouzení nabídek z formálního hlediska komisí pro otevírání obálek a sepsání protokolu. Jestliže uchazeč nesplní požadavky stanovené zadavatelem, komise doporučí jeho vyloučení z další účasti na veřejné zakázce. Vyloučení z další účasti na veřejné zakázce je třeba oznámit uchazeči neodkladně. Oznámení o vyloučení podepisuje tajemník MFF.
      5. Ustanovení pětičlenné komise pro vyhodnocení nabídek děkanem fakulty, každý člen komise podepíše čestné prohlášení (dle vzoru v příloze).
      6. Nabídky, které vyhověly stanoveným požadavkům, posoudí komise dle kritérií uvedených ve výzvě. Komise sepíše zápis o posouzení a hodnocení nabídek a doporučí zadavateli, aby uzavřel smlouvu s uchazečem, který předložil nejvhodnější nabídku (pokud žádná nabídka nevyhoví požadavkům uvedeným ve výzvě, doporučí komise zadavateli, aby všechny nabídky odmítl).
      7. Předložení návrhu rozhodnutí a oznámení o výběru nejvhodnější nabídky tajemníkovi fakulty.
      8. O výběru nabídky rozhoduje tajemník fakulty písemným rozhodnutím.
      9. Oznámení o výběru nabídky všem uchazečům, vyžádání dokladů od uchazeče dle § 2c a návrhu příslušné smlouvy.
      10. Podpis smlouvy tajemníkem (originál zůstane v sekretariátu tajemníka, kopii obdrží organizátor a hospodářské oddělení).
      11. Vyplnění evidenčního listu zakázky a předání hospodářskému oddělení, které jej odešle do 15 dnů od uzavření smlouvy s vybraným uchazečem Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže.
   4. Cena nad 5 mil. Kč a nad 20 mil. Kč u nemovitostí a souboru strojů a zařízení - obchodní veřejná soutěž (část II. zákona)
      U zakázek tohoto rozsahu je zadavatel povinen vyhlásit obchodní veřejnou soutěž v Obchodním věstníku a na centrální adrese.
      Organizátorem soutěže je tajemník fakulty, který postupuje dle II. části zákona.
   5. Výzva jednomu zájemci dle § 50 zákona
      Připouští se zejména v případech
      • specializované veřejné zakázky, kdy plnění veřejné zakázky může poskytnout jediný zájemce;
      • dodatečné nebo opakované veřejné zakázky z důvodů standardizace nebo slučitelnosti předmětu zakázky, pokud svým rozsahem nepřekročí 50 % ceny původní zakázky a výzva bude učiněna do 12 měsíců od splnění veřejné zakázky;
      • částečné obnovy, rozšíření nebo úpravy předmětu původní zakázky, pokud by změna uchazeče vedla k tomu, že by zadavatel musel pořizovat plnění veřejné zakázky s odlišnými technickými znaky, které by s sebou přinášelo technickou neslučitelnost nebo potíže při provozu a údržbě.
      Postup:
      1. organizátor předloží tajemníkovi základní údaje o veřejné zakázce, který posoudí, zda je možné tímto způsobem veřejnou zakázku zadat;
      2. organizátor vyžádá od uchazeče:
         • oprávnění k podnikání,
         • nabídkovou cenu a dodací podmínky,
         • návrh smlouvy;
      3. podpis smlouvy tajemníkem (originál obdrží sekretariát tajemníka, kopii organizátor a hospodářské oddělení);
      4. vyplnění evidenčního listu zakázky a předání hospodářskému oddělení, které jej odešle do 15 dnů od uzavření smlouvy Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže.
2. V případě výběrového řízení dle § 49a zákona (zjednodušené zadání do 500 tis. Kč) nemůže uchazeč podat proti jednotlivým rozhodnutím zadavatele námitky.
   Pokud jsou podány námitky ve výběrových řízeních dle § 49 a 50 zákona a v případě veřejné obchodní soutěže (II. část zákona), rozhoduje ve věci rektor Univerzity Karlovy v Praze v souladu s opatřením kvestora č. j. 3780/00-1/2 ze dne 30. 6. 2000. V takovém případě je organizátor povinen ihned předat tajemníkovi fakulty úplnou dokumentaci o zadání veřejné zakázky včetně všech nabídek uchazečů. Spolu se stanoviskem děkana fakulty bude kompletní dokumentace postoupena rektoru UK v Praze.

V.
Přehled zadávání veřejných zakázek:

VI.
Závěrečná ustanovení

1. Tímto se ruší Příkaz tajemníka č. 4/1998.
2. Tato Směrnice vstupuje v platnost od 1. listopadu 2000.
3. Veškeré dokumenty, které podepisuje tajemník fakulty, musí být předány k podpisu v takovém počtu, aby jeden originál mohl být uložen v sekretariátu tajemníka.
4. Součástí této směrnice jsou přílohy - vzory příslušných dokumentů:
   1. Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku k podání nabídky ve smyslu § 49a zákona č. 199/1994 Sb. ve znění zákona č. 148/1996 Sb., zák. č. 98/1998 Sb. a zák č. 28/2000 Sb. [ DOC | RTF | PDF ]
   2. Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku k podání nabídky ve smyslu § 49 odst. 1 zákona č. 199/1994 Sb. ve znění zákona č. 148/1996 Sb., zák. č. 98/1998 Sb. a zák. č. 28/2000 Sb. [ DOC | RTF | PDF ]
   3. Rozhodnutí zadavatele o jmenování komise pro otevírání obálek apro posouzení a hodnocení nabídek. [ DOC | RTF | PDF ]
   4. Protokol o otevírání obálek. [ DOC | RTF | PDF ]
   5. Čestné prohlášení člena komise pro otevírání obálek. [ DOC | RTF | PDF ]
   6. Rozhodnutí zadavatele o vyloučení uchazeče z další účasti naveřejné zakázce. [ DOC | RTF | PDF ]
   7. Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek. [ DOC | RTF | PDF ]
   8. Rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky. [ DOC | RTF | PDF ]
   9. Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky. [ DOC | RTF | PDF ]
   10. Evidenční list veřejné zakázky. [ DOC | RTF | PDF ]

Technická poznámka: Každá příloha je pro pohodlí uživatelů k dispozici v několika formátech. Formát PDF je nejuniverzálnější, k jeho prohlížení a tisku potřebujete program Adobe Acrobat Reader. Formát RTF je často možné naimportovat do rozličných textových procesorů. Formát DOC je určen pouze pro MS Word. Datum u formuláře označuje jeho poslední aktualizaci.