V souladu s ustanoveními zákona O ÚČETNICTVÍ a předpisy souvisejícími vydávám tuto interní směrnici, která upravuje oběh a zpracování dokladů MFF.

I. Vymezení pojmů

Účetní doklady, písemnosti a podklady obíhají, jsou zpracovávány a zaúčtovány podle těchto zásad:

• všechny účetní doklady a písemnosti vyhotovené a používané na MFF budou označeny jejím jménem (příp.razítkem)
• všechny účetní doklady budou zařazeny do příslušné nepřerušené řady dokladů, opatřeny pořadovým číslem a zapsány do účetního deníku

Účetní doklad:

Účetním dokladem je vždy průkazný účetní záznam, který musí mít tyto náležitosti:

• označení účetního dokladu (pokud to nevyplývá z dokladu alespoň nepřímo)
• popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků
• peněžní částku nebo údaj o množství a ceně
• datum vyhotovení účetního dokladu
• datum uskutečnění účetního případu
• podpis osoby odpovědné za účetní případ
• podpis osoby odpovědné za jeho zaúčtování

Náležitosti účetního dokladu mohou být umístěny i v přílohách účetního dokladu.

Kontrola věcné správnosti účetního dokladu

Věcnou správnost účetního dokladu kontroluje ( soulad účetní operace s obecně závaznými i interními předpisy,existenci operace a její oprávněnost) a za ni odpovídá příslušný odpovědný (odborný) nebo hmotně odpovědný pracovník.

Osoba odpovědná za účetní případ potvrzuje :

• soulad údajů v účetním dokladu se skutečností
• soulad údajů v účetním dokladu se smlouvou
• správnost popisu obsahu účetního případu a označení jeho účastníků
• početní správnost účetního dokladu
• správnost data uskutečnění účetního případu

Kontrola formální správnosti účetního dokladu a zaúčtování účetního případu

Formální správnost účetního dokladu, tj. úplnost všech náležitostí účetního dokladu, případně oprávnění pracovníků, kteří operaci nařídili nebo schválili, kontroluje a za ni odpovídá účetní.

Zjistí-li osoba odpovědná za zaúčtování, že v dokladu je zachycen nepřípustný účetní případ, je povinna o tom uvědomit (prokazatelným způsobem) pracovníka odpovědného za účetní případ.

Opravy v účetních dokladech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví.

Vymezení pojmů pro účely této směrnice :

1. statutární zástupce (děkan a tajemník fakulty) schvaluje a podepisuje jménem fakulty vše, pokud Zákon o vysokých školách a další právní normy nestanoví jinak.
2. odpovědný pracovník (vedoucí pracoviště, vedoucí hospodářského střediska, správce dílčí- ho rozpočtu, nositel záměru, řešitel grantu apod.) odpovídá za správnost podepisovaných dokladů z titulu své funkce, pracovní náplně apod.
3. hmotně odpovědný pracovník odpovídá za hodnoty (peníze,zboží, materiál, ceniny apod.) svěřené k vyúčtování.

Přehled používaných zkratek:

II. Přehled účetních dokladů

1 Faktura dodavatele
2 Faktura vydaná
3 Uvedení majetku do užívání
4 Vyřazení majetku
5 Vyúčtování mank a škod
6 Příjmový pokladní doklad
7 Výdajový pokladní doklad
8 Zálohy na výdaje
9 Cestovní příkaz (pro tuzemskou pracovní cestu)
10 Cestovní příkaz (pro zahraniční pracovní cestu)
11 Zpracování a výplata mezd
12 Měsíční uzavření mezd
13 Požadavek na přeúčtování mezd
14 Výdejka
15 Žádanka o přepravu
16 Převodka
17 Hromadný příkaz k úhradě

III. Přehled ostatních dokladů

18 Objednávka
19 Smlouvy
20 Pracovní smlouva
21 Dohoda o provedení práce
22 Dohoda o pracovní činnosti
23 Dohoda o hmotné odpovědnosti
24 Popis práce zaměstnance
25 Čestné prohlášení
26 Žádost o udělení rodného čísla cizince
27 Záznam o školení bezpečnosti práce
28 Žádost o rozvázání pracovního poměru
29 Zápočtový list
30 Žádost o povolení zaměstnání cizince
31 Registrace zaměstnanců z Evropské Unie
32 Odpracované dny
33 Platový výměr
34 Osobní příplatek
35 Příplatek za vedení
36 Zvláštní příplatek
37 Návrh na odměnu
38 Měsíční uzavření mezd
39 Přehled vyplacené mzdy
40 Požadavek na přeúčtování mezd
41 Výkaz odpracovaných hodin
42 Příloha CP - Pobyt pracovníka MFF v zahraničí (centrální prostředky)
43 Příloha CP - Pobyt pracovníka MFF v zahraničí (dlouhodobé pobyty a tvůrčí volno)
44 Příloha CP - Pobyt pracovníka MFF v zahraničí (úhrada mimo centrální prostředky)
45 Výkaz o přijetí zahraničního hosta (centrální prostř.)
46 Výkaz o přijetí zahraničního hosta (úhrada mimo centrální prostředky)
47 Smlouvy o přidělení grantu
48 Návrhový list na uspořádání akce s mezinár. účastí
49 Pracovní programy k pobytům v zahraničí
50 Žádost o udělení grantu
51 Průběžná zpráva o řešení grantu
52 Diplom Bc.
53 Diplom Bc. s vyznamenáním
54 Diplom Mgr.
55 Diplom Mgr. s vyznamenáním
56 Tubus - modrý
57 Výkaz o studiu na VŠ
58 Výkaz o mimořádném studiu
59 Přihláška k Bc. a Mgr.studiu
60 Zápis o závěrečné zkoušce v DS
61 Zápis o závěrečné zkoušce v RS
62 Vysvědčení o státní závěrečné zkoušce Mgr.
63 Vysvědčení o státní závěrečné zkoušce Bc.
64 Osvědčení o absolvování programu CŽV v dopl.
65 Osvědčení o absolvování programu CŽV v rozš.
66 Osvědčení o absolvování programu CŽV U3V
67 Žádost
68 Kniha úrazů
69 Potvrzení o vykonaných zkouškách
70 Zadání dipl. práce
71 Výstupní list studenta
72 Zápis o státní závěrečné zkoušce
73 Zápis o souborné zkoušce
74 Evidenční list
75 Průkaz studenta UK
76 Průkazka studenta MFF
77 Potvrzení o studiu
78 Bezhotovostní výplata stipendií
79 Žádost o ubytování na koleji
80 Kniha absolventů
81 Kniha zanechaných studentů
82 Kniha o absolventech CŽV
83 Záznam o školení z PO a BP
84 Spis studenta
85 Imatrikulační slib
86 Hromadný příkaz k úhradě - stipendia
87 Diplom PhD.
88 Vysvědčení o státní doktrorské zkoušce
89 Zápis o státní doktorské zkoušce
90 Přihláška k PhD. studiu na VŠ
91 Protokol o zkoušce z anglického jazyka
92 Zápis o doktorské zkoušce
93 Hodnocení studenta doktorského studia
94 Studijní plán doktoranda
95 Upřesnění studijního plánu doktoranda
96 Přihláška ke státní rigor. zkoušce
97 Nabídka služeb
98 Kniha přihlášených k rigor. řízení RNDr.
99 Kniha absolventů rigor. řízení RNDr.
100 Zápis o státní rigorózní zkoušce
101 Vysvědčení o státní rigor.zkoušce RNDr.
102 Diplom RNDr.
103 Hlášení pro STK
104 Aktualizace údajů o odběru zahr. periodik
105 Veřejně přístupný katalog Knihovny MFF
106 Žádanky meziknihovní výpůjční služby
107 Zpracování a vystavování bibliogr. dat
108 Evidence a prodej karet OCÉ
109 Výkaz škol V21
110 Podklady pro ekonomické hodnocení výměny AUC

IV. Přechodná a závěrečná ustanovení

Za kontrolu dodržování této směrnice odpovídá interní auditor.

Za aktualizaci směrnice jednou ročně a za vedení aktuálních podpisových vzorů odpovídá vedoucí hospodářského oddělení.

Revize a aktualizace stávajících podpisových vzorů bude dokončena do 31.3.2006.

Směrnice nahrazuje Směrnici tajemníka č. 1 z roku 2000, která se vydáním této směrnice zrušuje

Schváleno dne: 14. 12. 2005

Účinnost od: 1. 1. 2006

Navrhovatel: vedoucí hospodářského oddělení.

Přílohy:
Příloha č. 1: Oprávnění pracovníků UK MFF k hospodářským operacím
Příloha č. 2: Podpisové vzory k hospodářským operacím