V Praze dne 12. 10. 1998

Čj. 230/TP/MFF

1. Obecné náležitosti a vymezení pojmů

Tato směrnice upravuje povinnosti a vzájemné vztahy mezi jednotlivými pracovišti fakulty a správou budov MFF UK při zahajování, průběhu a ukončování rekonstrukčních a stavebních prací, které jsou hrazeny z centrálních zdrojů. Netýká se tedy prací, většinou drobného charakteru, které si organizují a hradí jednotlivá pracoviště ze svých rozpočtů a drobných akcí spojených s odstraňováním havarijních stavů, nárokovaných pracovišti a hrazených z provozního rozpočtu správy budov.

Rekonstrukční a stavební práce na MFF UK mohou být investičního i neinvestičního charakteru, jsou zpravidla plánovány pro příslušný kalendářní rok a schvalovány orgány fakulty. Za jejich organizaci a realizaci zodpovídá správa budov (dále jen SB), resp. její pověřený pracovník, a jsou převážně zabezpečovány externími dodavateli na základě výběrového řízení. Pověřený pracovník SB zabezpečuje stavební dozor investora (MFF) a výhradně zabezpečuje styk s dodavateli. Tyto akce se mohou dotýkat jednoho nebo více odborných pracovišť (dále jen dotčená pracoviště), jejichž součinnost je třeba zabezpečit.

2. Schvalování a zahajování akcí

Součástí schváleného rozpočtu pro každý příslušný rok je plán stavebních akcí. Tento plán je v průběhu roku postupně upřesňován a realizován podle finančních možností fakulty, průběhu výběrových řízení, navazování smluvních vztahů, vyřizování úředních povolení, apod. Každá úprava tohoto plánu a případné zařazení nových, dříve neplánovaných akcí je projednávána kolegiem děkana a dodatečně schvalována akedemických senátem fakulty. Jednotliví oboroví proděkani jsou povinni projednat plán nebo jeho úpravy pokud možno v předstihu s podřízenými pracovišti ve svých kolegiích, uplatnit připomínky a o odsouhlasených akcích informovat podřízená dotčená pracoviště. Konkrétní písemný pokyn k zahájení akce dává děkan nebo tajemník fakulty, u akcí menšího neinvestičního charakteru vedoucí SB. Po tomto pokynu je SB povinna neprodleně písemně seznámit s plánovaným harmonogramem prací vedoucí dotčených pracovišť a sdělit jim kontaktní osobu SB, na kterou se mohou v průběhu akce obracet. Vedoucí dotčených pracovišť jsou povinni v rozsahu svých pravomocí zabezpečit svoje pracoviště proti případnému poškození nebo odcizení vybavení během akce a určit kontaktní osobu za dotčené pracoviště. V rámci tohoto postupu je vyplněn formulář "Oznámení prováděných prací pro MFF UK", viz Příloha.

3. Průběh akce

V průběhu akce je povinna SB plnit odsouhlasený harmonogram prací a v rámci své organizační a koordinační působnosti předcházet vzniku jakýchkoliv škod na vybavení dotčených pracovišť. Dotčená pracoviště jsou povinna zabránit jakémukoliv očekávanému poškození místností a vybavení nebo případným ztrátám a odcizením, např. přestěhováním, uzamčením místností a skříní, zakrytím, zajištěním hlídání. Jakoukoliv odchylku od předpokládaného harmonogramu či rozsahu prací je kontaktní osoba SB povinna písemně oznámit a projednat s kontaktní osobou dotčeného pracoviště a získat její písemný souhlas. Případné spory budou předloženy k rozhodnutí tajemníku fakulty, dotčené pracoviště má možnost odvolat se následně k děkanovi fakulty. Všechny sporné záležitosti nebo výjimečné události musí být zaznamenány do stavebního deníku, není-li u akce veden, bude sepsán protokol, který podepíší obě kontaktní osoby. Každé zásadní narušení harmonogramu, mimořádný neočekávaný vývoj akce nebo situace, které by měly za následek finanční dopady, musí být bezodkladně nahlášeny tajemníkovi, který rozhodne o dalších opatřeních a bude informovat děkana.

4. Ukončení akce

V průběhu i po skončení každé akce je SB povinna zabezpečovat prostřednictvím externí firmy tzv. hrubý úklid a  prostřednictvím svých zaměstnanců běžný úklid dotčených pracovišť. Dotčená pracoviště zabezpečí úklid vybavení (přístrojů a nábytku). Dále zabezpečí co nejrychlejší obnovu běžného provozu pracoviště. Případné vzniklé škody na vybavení nebo odcizení budou posuzována podle platných norem a této směrnice. Řešení náhrady za škody bude postoupeno náhradové komisi, která předloží návrh tajemníkovi fakulty k rozhodnutí.

5.

Změny a doplnění tohoto vnitřního předpisu provádí jeho navrhovatel, který je též zodpovědný za jeho aktualizaci z hlediska souladu s platnými právními předpisy a kontrolu. Kontrolu tohoto předpisu provádí také interní auditor, který je též oprávněn podávat návrhy na jeho aktualizaci, zrušení a na vydání nového vnitřního předpisu na základě své funkce.