Neplatí od 30. 8. 2006.
Pokyn tajemnice č. 6/1995
Náležitosti účetních dokladů a styk s HO
Náležitosti účetních dokladů a pravidla styku pracovišť s hospodářským oddělením
Vážené kolegyně, vážení kolegové,
v zájmu zabezpečení, pokud možno bezchybné a operativní hospodářské agendy fakulty, při současném stálém růstu jejího objemu, je nezbytné striktně dodržovat veškerá stanovená pravidla.
- Žádám o dodržování úředních hodin věcné účtárny v osobním i telefonickém styku. Tyto úřední hodiny byly stanoveny shodně s provozem pokladny pro pracoviště:
- Prosím, aby pracoviště nežádala zaúčtování nákupů v rozporu s platnými zákonnými ustanoveními (např. zaúčtování zařízení investiční povahy na několik částí). Nejasné případy bude účtárna předkládat k rozhodnutí tajemnici, případně děkanovi fakulty.
- Značným problémem, který ztěžuje práci účtárny při likvidaci faktur, jsou nedostatečné údaje z pracovišť. Prosím o striktní dodržování stanovených pravidel. Účtárna bude nadále evidovat nedostatečně vybavené faktury a jejich seznam bude předávat děkanovi fakulty k projednání či případnému postihu pracovišť.
- Podrobné informace o pravidlech hospodářské agendy fakulty jsou uvedeny v Pokynu tajemnice fakulty č. 3/1995. Pro zlepšení informovanosti uvádím některé hlavní body těchto pravidel:
pondělí, středa, pátek 10.00 - 12.00 hod.
úterý, čtvrtek 9.30 - 11.30 hod. 12.30 - 14.00 hod.
V případě zájmu většiny pracovišť je možné je změnit. Případné návrhy na tyto změny budou předloženy k projednání kolegiím sekcí.
POKLADNÍ DOKLADY
- žádost o zálohu na zahraničního hosta (NL 3) předkládat ve dvojím vyhotovení
- vyúčtování spolu s potvrzením o převzetí v jednom provedení
- mimořádné zálohy, při vyšší částce telefonicky domluvit požadavek
CESTOVNÍ PŘÍKAZY
- uvádět, zda pracovník požaduje diety, ubytování atd.
- přikládat pouze doklady, týkající se pracovní cesty, nepřikládat faktury hrazené předem (např. letenky, ubytování atd.)
- uvádět čas odjezdu a příjezdu, přechodu státní hranice
- požadavky na zálohy v cizí měně předkládat týden před cestou
- použití soukromého auta schvaluje tajemnice fakulty před cestou, nutno mít uzavřenou havarijní pojistku, při vyúčtování předat kopii velkého technického průkazu s údaji o spotřebě a kopii pojistky, není-li již předáno na HO
- v případě výměny přidělené cizí měny za jinou v zahraničí přikládat doklad o výměně v peněžním ústavu
- při úhradě konferenčních poplatků požadovat rozpis na ubytování, stravu, vlastní konferenční poplatek, případně za sborník a jiné
VALUTOVÉ PLATBY DO ZAHRANIČÍ
- uvádět přesnou adresu příjemce platby a banky příjemce platby, včetně čísla účtu, adresa musí obsahovat stát, město, ulici, název firmy a banky
- uvést stručně o dodávku čeho, případně jakého zařízení se jedná
- při zálohových platbách nutno zabezpečit předání konečné faktury bezprostředně po dodání zboží
PŘÍJMY ZE ZAHRANIČÍ
- zabezpečit identifikaci plateb, uvedení variabilního symbolu u zahraničního plátce případně jména pracovníka MFF, který upřesní určení prostředků
- předpokládané příjmy nahlásit předem do účtárny s uvedením zdroje a částky
FAKTURY
- dávat k úhradě pouze originál faktury minimálně tři dny před termínem splatnosti faktury
- k proforma fakturám dodávat po dodání zboží konečné faktury, daňové doklady
- uvádět zdroj úhrady (např. grant, variabilní symbol, rozpočet pracoviště, HČ aj.)
- u nákupu investic a “DKP” uvádět jméno pracovníka, na kterého bude evidována
- v případě, že to nevyplývá jasně z faktury, uvést o dodávku čeho se jedná na jedné straně
- úhradu investičních faktur nelze kombinovat mezi variabilními symboly a rozpočtem -pracoviště, případně granty, na straně druhé. Rozúčtování mezi rozpočtem pracoviště a granty je možné.
- za nákup investic je považováno pořízení stroje, přístroje a zařízení v hodnotě vyšší než 10 000,- Kč a použitelnost je delší než jeden rok
- za investice je rovněž považován nákup jednotlivých komponentů, které výše uvedené stroje, přístroje a zařízení zhodnocují, i když jejich pořizovací cena je nižší než uvedená částka 10 000,- Kč (např. rozšíření paměti počítače, diskové jednotky atd.)
- za pořízení investice se rovněž považuje pořízení jednotlivých částí, které dohromady tvoří jeden funkční celek (např. počítač nakoupený po jednotlivých částech)
GRANTY
- je-li uzavřena smlouva o řešení grantového úkolu, čerpat již z tohoto úkolu i před fyzickým převodem finančních prostředků.
Ing. Jana Lešková tajemnice MFF UK |
V Praze dne 30. 10. 1995