Vzhledem k tomu, že dnem 1. 1. 1999 nabude plné účinnosti zák. č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, vydávají se nová závazná pravidla pro používání úředních razítek na matematicko-fyzikální fakultě.

Od 1. 1. 1999 se na fakultě používají dva druhy úředních razítek: kulatá a hranatá.

1. Úřední kulaté razítko

Jde o kulaté razítko s malým státním znakem o průměru 36 mm. Užívá se pouze na listinách, které obsahují důležitá usnesení a rozhodnutí nebo kterými se osvědčují skutečnosti nebo stanovují oprávnění nebo povinnosti. Neužívá se v běžném korespondenčním styku.

Tato razítka jsou centrálně evidována Univerzitou Karlovou a o jejich přidělení rozhoduje děkan fakulty.

2. Úřední hranaté razítko

Jde o hranaté razítko o rozměrech 70 x 30 mm. Používá se pro vedení ekonomických agend, účetních a daňových dokladů a jiných běžných administrativních činností.

Tato razítka jsou evidována děkanátem fakulty a o jejich přidělení rozhoduje tajemník.

Úřední hranaté razítko má tuto závaznou formu:

1. řádek: Univerzita Karlova v Praze

2. řádek: Matematicko-fyzikální fakulta

3. řádek: název katedry, ústavu nebo pracoviště

4. řádek: adresa katedry, ústavu nebo pracoviště včetně PSČ

5. řádek: IČO: 00216208, DIČ: 001-00216208

6. řádek: evidenční rozlišení, je možno použít např. telefonní číslo sekretariátu nebo pořadové číslo razítka

Všechna pracoviště předají tajemníkovi fakulty do 18. 12. 1998 návrhy na počet hranatých razítek a přesné a závazné znění 3., 4. a 6. řádku. Po jejich vyhodnocení a odsouhlasení tajemníkem pořídí hospodářské odd. hromadně veškerá razítka tohoto typu a připraví je k zaevidování v sekretariátu tajemníka fakulty. Tajemník fakulty poté vyzve jednotlivá pracoviště k jejich převzetí.

Evidence razítek se vede v sešitě se samostatně očíslovanými stránkami, který je uložen v sekretariátu tajemníka fakulty. U každého evidovaného razítka musí být uvedeno jeho pořadové číslo, obtisk, datum přidělení, jméno osoby zodpovědné za používání razítka a jméno a podpis přejímajícího pracovníka.

Všichni pracovníci zodpovědní za používání razítka, zpravidla vedoucí pracovišť, jsou povinni vytvořit taková organizační a technická opatření, aby nedošlo k jejich ztrátě, zcizení nebo zneužití. Kdyby tato skutečnost nastala, je ji třeba ihned ohlásit tajemníkovi. Tajemník může osobně nebo prostřednictvím pověřené osoby provádět fyzickou kontrolu razítek na pracovištích.

Nová razítka se budou používat pro označování účetních a administrativních dokladů od 1. 1. 1999. Všichni vedoucí pracovišť jsou povinni do 31. 1. 1999 shromáždit a předat proti potvrzení do sekretariátu tajemníka všechna dosud používaná razítka, aby mohla být protokolárně zlikvidována.

Změny a doplnění tohoto vnitřního předpisu provádí jeho navrhovatel, který je též zodpovědný za jeho aktualizaci z hlediska souladu s platnými právními předpisy a kontrolu. Kontrolu tohoto předpisu provádí také interní auditor, který je též oprávněn podávat návrhy na jeho aktualizaci, zrušení a na vydání nového vnitřního předpisu na základě jeho své funkce.

V Praze dne 14. prosince 1998

Navrhovatel: Tajemník UK MFF