MFF UK využívá pro ubytování svých hostů prostory, které jsou v následujících lokalitách fakulty:
budova Sokolovská 83 (dále jen objekt Karlín): dvoulůžkový pokoj
budova Ke Karlovu 5 (dále jen objekt Karlov): jednolůžkový pokoj s přistýlkou, jednolůžkový pokoj.

Za organizaci ubytování v obou objektech plně zodpovídá vedoucí oddělení pro vědu a zahraniční styky (OVZS). Při této činnosti se řídí pokyny příslušného proděkana. Za provozní zabezpečení odpovídá vedoucí správy budov (SB).

Zařízení je určeno k ubytování hostů MFF UK přijímaných k pobytům v délce zpravidla 1 - 2 týdny.

Rezervace (jméno hosta, termín návštěvy) přijímají pracovnice OVZS zpravidla ne dříve než 4 měsíce před příjezdem hosta (s větším předstihem pouze u schválených akcí s mezinárodní účastí organizovaných či spoluorganizovaných fakultou). V případě nejasností rozhodne o rezervaci proděkan pro vědu a zahraniční styky. OVZS také vede evidenci obsazení jednotlivých pokojů. Závaznou objednávku je nutné předložit 1 měsíc před příjezdem hosta. Zrušit závaznou objednávku lze nejpozději 7 kalendářních dnů před dnem příjezdu hosta. Pokud nebude tento termín dodržen, je pracoviště pečovatele povinno uhradit náklady spojené s ubytováním tak, jako kdyby návštěva proběhla. O náhradním využití rozhodne vedoucí OVZS.

Závazné objednávky se zasílají po předchozím potvrzení rezervace (telefonicky, e-mailem) na NL 2 podepsaném odpovědným pracovníkem podle Příkazu děkana č. 15/1993 (Směrnice pro zahraniční styky). Na NL 2 je potvrzen i zdroj a způsob úhrady ubytování.

Každému hostu je přidělen pečovatel. Pečovatel zabezpečuje veškeré organizační záležitosti spojené s ubytováním hosta. Od hostů - samoplátců přijímá proti potvrzení úhradu za ubytování a skládá ji po odjezdu hosta v pokladně MFF.

V každém z objektů Karlín i Karlov je stanoven jeden ubytovatel. Ubytovatelé dostávají od OVZS písemně s předstihem informaci o obsazení pokojů (jméno hosta, země, termín pobytu, pečovatel, pracoviště pečovatele). Ubytovatel vydává pečovateli klíče pro hosta proti podpisu, jemu pečovatel vrací klíče po odjezdu hosta. Ubytovatel zodpovídá za provozní zabezpečení zařízení (výměna lůžkovin, zajištění úklidu, hlášení závad apod.). Ubytovatel v rámci své činnosti podléhá vedoucímu SB. Konkrétní vymezení povinností zajišťovaných ubytovatelem a pověřenými pracovníky SB je obsaženo v příloze.

Klíče a náhradní klíče od zařízení v daném objektu jsou uloženy u ubytovatele tohoto objektu. Jeden exemplář klíčů od obou objektů je uložen u tajemníka fakulty, na OVZS a v zapečetěné obálce ve vrátnici příslušného objektu.

Pokoj je v den příjezdu hostovi k dispozici od 13 hodin. V den odjezdu je host povinen opustit pokoj do 11 hodin. Výjimky může povolit ubytovatel po dohodě s pečovatelem.

Zdroj a způsob úhrady je uveden na objednávce (NL 2). Cena za 1lůžko/den je uvedena v příloze. Vedoucí OVZS předkládá hospodářskému oddělení (HO) měsíčně seznam hostů s uvedením zdroje a způsobu úhrady. Převod prostředků ve prospěch střediska 941 - Režie MFF provádí HO.

Případné škody způsobené hostem budou hrazeny v plné výši pracovištěm pečovatele. O škodě je ubytovatel povinen vyhotovit zápis, který podepíše společně s pečovatelem. Pečovatel může při zápisu uplatnit své námitky. O případných sporech rozhodne tajemník fakulty.

Příloha této směrnice zahrnuje:

• jména ubytovatelů s vymezením konkrétních povinností a případnou vazbu na povinnosti pracovníků SB
• výši ceny za ubytování

V Praze dne 1. července 1999

Ubytovatelé:

• ubytovatelem pro objekt Karlín je určena pí Helena Pištěková (KMA, tel.: 22232 33 90)
• ubytovatelem pro objekt Karlov je určena pí Vlasta Šestáková (SB, tel.: 22191 1322)

Popis práce ubytovatele:

• podléhá svou činností vedoucímu SB (tel.: 22191 2116)
• ubytovává hosta výhradně dle rozpisu dodaného OVZS
• spolupracuje s pečovatelem
• vydává pečovateli proti podpisu klíče od pokoje
• zodpovídá za provozní zabezpečení pokoje
• výměna lůžkovin při každé obměně hosta, při delším pobytu po každých 7 dnech, včetně zajištění odvozu do prádelny a zpět
• celkový úklid pokoje při každé výměně hosta, při delším pobytu každý 2. den
• průběžné doplňování a výměna hygienických potřeb (toaletní papír, mýdlo, ručníky a utěrky - každý 3. den)
• hlášení závad kontaktnímu pracovníkovi Správy budov, který zabezpečí jejich odstranění
• doplňuje inventář pokoje, vypracovává a aktualizuje inventární seznam
• přebírá pokoj po odjezdu hosta od pečovatele, v případě vzniklé škody způsobené hostem pořizuje zápis o škodě

Povinnosti SB:

• vedoucí SB určuje pracovníky, kteří zabezpečují všechny činnosti spojené s provozem příslušných pokojů (pokud tento pracovník není zároveň i ubytovatelem)
• tito pracovníci SB se při své činnosti řídí pokyny ubytovatele
• náklady spojené s vybavením a provozem pokojů jsou hrazeny z rozpočtu SB, z rozpočtu SB jsou hrazeny i mzdy ubytovatelů, ubytovatelé uzavřou s fakultou souběžný pracovní poměr

Cena za ubytování:

Cena za ubytování je stanovena částkou 210,- Kč (včetně DPH) za 1 lůžko za 1 den ubytování. Tato cena může být kdykoli upravena rozhodnutím tajemníka fakulty.