I. Předmět úpravy
V souladu se Zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví jsou účetní jednotky povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví.
V souladu s pravidly projektu UHI_Development and application of mitigation and adaptation strategies and measures for counteracting of global Urban Heat Islands phenomenon je fakulta povinna zajistit archivaci veškeré dokumentace programu.
II. Dokumentace podléhající archivaci
Kompletní dokumentace projektu:
- Schválené Zprávy o průběhu projektu
- Finanční zprávy a certifikační dokumenty (Confirmation, Breakdown, Internal Report, Checklist
- Korespondence
- Dokumenty předkládané ke kontrole způsobilých výdajů (timesheety, rekapitulace mezd, cestovného, dodatky popisu práce zaměstnance…..)
- Ostatní účetní, personální, mimoúčetní a elektronická dokumentace, fotodokumentace
III. Způsob archivace
Archivace může být zabezpečena v tištěné či elektronické formě.
V případě elektronické archivace jakékoli části dokumentace projektu (včetně korespondence), bude místo uložení pravidelně zálohováno a chráněno před externími vlivy. Veškerá dokumentace bude vedena na odděleném disku jen pro projekt, který bude označen názvem projektu.
Po celou dobu archivace musí být zajištěna čitelnost dokumentů, schopnost prokázat jejich pravost, kompletnost, a nesmí se v něm provádět změny.
IV. Doba archivace
Veškerá dokumentace programu musí být archivována v kompletní podobě minimálně do 31. 12. 2022, aby byla k dispozici možným kontrolám oprávněných osob. Pokud jsou legislativou stanoveny delší lhůty pro archivace dokumentů, je třeba respektovat také národní legislativu – viz Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
V. Zajištění, kontrola a účinnost
Zajištěním archivace je pověřen vedoucí katedry fyziky atmosféry a účetní.
Kontrolu dodržování této směrnice provádí interní auditor.
Příkaz je účinný od 1. 1. 2015 do 31. 12. 2022.
Navrhovatelé: Ing. Šárka Jelínková, interní auditorka
Příkaz byl schválen dne 29. 12. 2014
Vydán dne 29. 12. 2014
Schválil:
Ing. Antonín Líska
tajemník fakulty
