Příkaz tajemníka č. 1/2018

O uchovávání dokumentů projektů OP VVV

I. Předmět úpravy

V souladu se Zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, se Zákonem 499/2004 Sb. o archivnictví, Opatřením rektora UK 6/2013 a v souladu s bodem 7.4. Pravidel pro žadatele a příjemce projektů OP VVV jsou zaměstnanci odpovědní za realizaci projektů OP VVV zajistit řádnou archivaci dokumentů.

II. Dokumentace podléhající archivaci

Kompletní dokumentace projektů.

III. Způsob archivace

Archivace může být zabezpečena v tištěné či elektronické formě.

V případě elektronické archivace jakékoli části dokumentace projektu (včetně korespondence), bude místo uložení pravidelně zálohováno a chráněno před externími vlivy. Veškerá dokumentace bude vedena na odděleném úložišti.

Po celou dobu archivace musí být zajištěna čitelnost dokumentů, schopnost prokázat jejich pravost a auditní stopu, kompletnost. V dokumentech nesmí být prováděny následné změny.

IV. Doba archivace

Veškerá dokumentace projektů musí být archivována v kompletní podobě minimálně do 31.12.2033 a musí být k dispozici kontrolním orgánům.

V. Zajištění, kontrola a účinnost

Zajištěním archivace jsou pověřeni vedoucí projektů, projektoví manažeři, finanční manažerky a administrátoři projektů.

Kontrolu dodržování této směrnice provádí interní auditor.

Příkaz je účinný od 1. 10. 2018 do 31. 12. 2033.

Navrhovatel: Ing. Lanková Dana

Schválil:

Ing. Antonín Líska
tajemník fakulty

V Praze dne 10. září 2018