V zájmu sjednocení postupů a zabezpečení základní kompatibility při úředním styku mezi vedením fakulty, děkanátem a pracovišti, který probíhá elektronickou formou, vydávám tuto směrnici.

• Oběh dokumentů určených k modifikaci

Pro dokumenty určené k modifikaci je třeba používat formáty rtf (pro textové soubory) a Excel verze 5.0 (pro tabulky). Každé pracoviště musí být vybaveno alespoň jedním počítačem, který je schopen takováto data číst a pořizovat.

Vzhledem ke komunikaci s mimofakultními orgány (MŠMT, grantové agentury apod.), je vhodné na takovémto počítači instalovat Office 97. Nicméně i v tomto případě je potřeba pro oběh uvnitř fakulty dodržovat doporučné formáty (rtf, resp. Excel 5.0). Méně zkušení uživatelé si mohou nastavit ukládání souborů v těchto formátech jako defaultní.

• Vystavování a rozesílání dokumentů určených pouze ke čtení

U dokumentů určených pouze pro čtení lze používat formáty uvedené v bodě 1, nicméně pro jejich vystavování na www jsou vhodnější formáty, které umějí www prohlížeče (a jejich rozšíření) zobrazit přímo. U čistě textových dokumentů je to zejména formát html (příp. txt), u dokumentů strukturovanějších (vzorce, grafika apod.) formát pdf (verze 3.0). Vystavení dokumentů současně ve více formátech není na závadu, ve speciálních případech může být i užitečné (soubory typu *.ps a podobně). Správci domén zajistí všeobecně dostupné instalační soubory prohlížeče pdf formátu (Acrobat Reader) a případně dalších prohlížečů běžných formátů (např. GhostView).

• Obecná pravidla pro používání elektronické pošty

Při zasílání dokumentů (resp. informací o nich) elektronickou poštou je třeba dodržet následující postup:

1. Menší dokumenty do cca 100kB je možné poslat přímo, jako attachment dopisu, nicméně je velmi žádoucí v těle dopisu stručně jednou nebo několika málo větami charakterizovat obsah attachmentu.

• U souborů nad 500kB je velmi nevhodné posílat je jako attachment dopisu. Vhodnější je jejich vystavení na veřejně přístupném místě (www, anonymní ftp server) a uvedení URL dokumentu ve vlastním dopise. I v tomto případě je žádoucí v dopise stručná charakteristika obsahu vystaveného dokumentu.

• Pro soubory, jejichž velikost se pohybuje mezi 100-500kB je nutné zvážit použití jedné ze dvou výše uvedených variant případ od případu (podle počtu adresátů, podle důležitosti apod.).

• U kratších textových dokumentů navrhujeme zvážit i variantu umístění navíc celého textu přímo v těle dopisu. Vzhledem k problémům s kódováním a s dostupností českých znakových sad je vhodné zasílat takovýto text bez diakritiky (pokud není jistota, že všichni adresáti jsou schopni text s diakritikou přečíst).

1. V případě přeposílání (forwardování) dopisu s přiloženým souborem (attachmentem) je třeba soubor nejprve uložit lokálně a potom připojit  novému dopisu (pokud není jistota, že mailovací program daný typ attachmentu zvládne správně přeposlat přímo).

V Praze dne 30. 12. 1999