Evidence služebních cest (ESC) - změny od 1.10.2019

Evidence služebních cest (ESC) - změny od 1.10.2019

V čem změna spočívá?

Původní postup

1. Cestovatel nebo sekretářka připraví cestovní příkaz (CP) a klikne na tlačítko Ukončit před cestou.
2. Cestovatel nebo sekretářka zobrazí CP ve formátu PDF a vytiskně jej na papír.
3. Papírový CP musí podepsat příkazci zdrojů financování a vedoucí pracoviště.
4. Papírový CP se odesílá na hospodářské oddělení k registraci a přidělení čísla.
5. Registrovaný CP hospodářské oddělení odesílá cestovateli.

Nový postup

1. Cestovatel nebo sekretářka připraví cestovní příkaz (CP) a klikne na tlačítko Požádat o schválení.
2. SIS vyzve e-mailem ke schválení daného CP nejprve příkazce zdrojů financování. Schválení či zamítnutí se provádějí příkazci elektronicky na záložce Mnou financované v modulu ESC.
3. SIS vyzve e-mailem ke schválení vedoucího pracoviště či jinou odpovědnou osobu. Schválení či zamítnutí se provádějí odpovědné osoby elektronicky na záložce Schvalování v modulu ESC.
4. Cestovatel musí s CP vyjářit souhlas kliknutím na tlačítko Uzavřít před cestou.
5. Pokud není v rámci CP požadována záloha, je CP automaticky registrován (dostane přidělené číslo) a není třeba jej v papírové podobě odesílat na hospodářské oddělení. Pokud je požadována záloha, je třeba CP vytisknout a odeslat na hospodářské oddělení (stejně, jako doposud).
6. Další zpracování CP již probíhá stejně, jako doposud.

Doplňující informace

• Oproti původnímu fungování je nutné při zakládání CP vybrat alespoň jeden zdroj financování.
• V průběhu schvalovacího procesu je možné změnit odpovědnou osobu pro schválení výjezdu (např. zástupce vedoucího pracoviště v případě nepřítomnosti vedoucího).
• U jednotlivých formulářů se zobrazují instrukce, jak postupovat.
• Příkazci zakázek obdrží email, v němž je uvedeno, kdo žádá o souhlas s použitím zdroje financování, jméno pracovníka, jenž odjíždí na služební cestu, a také odkaz vedoucí do menu "Mnou financované cestovní příkazy". V seznamu financovaných cestovních příkazů se v horní části zobrazují záznamy ke schválení a v dolní předchozí vyřešené případy. Po kliknutí do detailu CP jsou zobrazeny údaje jako u předešlého obrázku, doplněné o akční tlačítka pro schválení či zamítnutí. UPOZORNĚNÍ: Na rozdíl od CIS musí CP vždy schválit první příkazce daného zdroje. Možnost zastupování není v tuto chvíli k dispozici.
• Obdobně probíhá schválení odpovědnou osobou. Návrhy čekající na schválení jsou dostupné na nové záložce "Schvalování". - V případě, že je žadatel zodpovědný za zdroj financování, tak není nutné zvlášť schvalovat vynaložení prostředků. Při souběhu osoby zodpovědné za schválení vyslání a finančního zdroje dojde k oběma krokům najednou.
• V průběhu schvalovacího postupu přibývají zelené symboly u jednotlivých událostí. Na výsledný CP se tisknou informace o tom, kdo a kdy schválil. Není tedy nutné s CP před cestou zajišťovat podpisy.
• Se změnou modulu ESC k 1. 10. nedojde pro cestovní příkazy uzavřené před cestou k žádné změně. Rozpracované záznamy ale musí již být dokončeny novým postupem.

Obr. 1 Příklad zahraniční cesty ve stavu, kdy je požádáno o schválení vynaložení finančních prostředků ze dvou zdrojů. Z pohledu vysílaného pracovníka.

Obr. 2 Menu rozšířené o novou záložku schvalování.