Pracovní e-mailové adresy zaměstnanců MFF
Každý zaměstnanec MFF musí pro pracovní účely používat výhradně e-mailovou adresu, která:
- je v souladu s pokynem č. 3 univerzitního pověřence pro ochranu osobních údajů a
- je evidována v databázi Amoeba.
Prvnímu požadavku vyhovují všechny adresy, které jsou tvaru *@*.cuni.cz (tedy končící .cuni.cz) i některé další, viz přímo příslušný pokyn.
Základním e-mailovým systémem, který je zaměstnacům MFF k dispozici, je univerzitní cloudová služba Microsoft 365. Účty v této službě vznikají zaměstnancům automaticky nejpozději v den začátku pracovní smlouvy a s výjimkou speciálních případů je jim automaticky přidělena adresa tvaru jmeno.prijmeni@matfyz.cuni.cz.
Vedle e-mailového účtu v systému Microsoft 365 mohou zaměstnanci MFF mít také účet na některém z tradičních fakultních mailových serverů. Tyto tradiční mailové servery jsou provozovány buď správami sítí v jednotlivých lokalitách (Karlín, Karlov, Malá Strana a Troja), nebo přímo jednotlivými katedrami. E-mailové adresy jsou potom tvaru např. novak@karlin.mff.cuni.cz a nebo novak@ufal.mff.cuni.cz.
Kromě již zmíněných adres, které se pojí přímo s konkrétními účty v daném poštovním systému, mají zaměstnanci možnost si založit tzv. fakultní alias, což je adresa tvaru jmeno.prijmeni@mff.cuni.cz (viz též Směrnice děkana č. 5/2017). Pojem alias znamená, že jde o adresu, která není pevně spojená s žádnou fyzickou e-mailovou schránkou, e-maily zaslané na alias jsou vždy přeposílány dále, na jinou adresu.
Adresy typů jmeno.prijmeni@mff.cuni.cz a jmeno.prijmeni@matfyz.cuni.cz jsou si vizuálně velmi podobné, je ale důležité je nezaměňovat. Každý z těchto typů adres je technicky obsluhován zcela odlišně.
Pokud využíváte alias jmeno.prijmeni@mff.cuni.cz jako svoji osobní adresu, je třeba mít na paměti, že e-mail zaslaný na tuto adresu prochází spamovou kontrolou nejen na cílovém systému, ale i na mailserveru obsluhujícím adresy jmeno.prijmeni@mff.cuni.cz. Je známo, že touto kontrolou neprocházejí úspěšně automatické maily z internetových obchodů, důrazně proto doporučujeme se do internetových obchodů neregistrovat s adresou typu jmeno.prijmeni@mff.cuni.cz.
Rovněž doporučujeme nepoužívat alias jmeno.prijmeni@mff.cuni.cz jako svoji osobní adresu, pokud je cílová e-mailová schránka v systému Microsoft 365. V takovém případě hrozí vysoké riziko, že e-maily zaslané na adresu jmeno.prijmeni@mff.cuni.cz budou systémem Microsoft 365 klasifikovány jako spam.
Jelikož mohou zaměstnanci MFF využívat různé e-mailové adresy, je nutné, aby si adresu, kterou skutečně používají, registrovali v databázi Amoeba.
Databáze Amoeba je na MFF dlouhodobě používána k vedení evidence kontaktních údajů osob (nejen zaměstnanců, ale i externistů a vybraných studentů), ke správě přístupového systému do budov a k dalším specifickým úlohám. Data z databáze Amoeba se částečně propisují do univerzitního systému WhoIS a do dalších informačních systémů.
Pokud vaše e-mailová adresa není evidována v Amoebě, pravděpodobně schází i v dalších systémech, které se přitom pomocí e-mailu mohou snažit vám sdělit nějakou důležitou informaci. Vaše kontaktní informace také mohou postrádat kolegové nebo studenti.
Jaká adresa je u vaší osoby v databázi Amoeba evidována jako kontaktní, lze snadno zjisti zobrazením stránky s údaji o vaší osobě v organizační struktuře na webu MFF.
Evidovanou e-mailovou adresu si v databázi Amoeba můžete upravit sám/sama, viz dokument Jak si změnit evidované kontaktní údaje. Můžete se také obrátit na vhodnou osobu na vašem pracovišti (katedře). Příslušné oprávnění má obvykle tajemník katedry, často ale také sekretářka, případně vedoucí a/nebo jeho zástupce. Nezbývá, než některou z těchto osob na vašem pracovišti poptat. Pro součásti děkanátu tuto činnost zajišťuje obvykle zaměstnanecké oddělení.
Většina e-mailových systémů umožňuje došlé e-maily přeposílat na jinou adresu. Důrazně doporučujeme tuto možnost využívat pouze v jasně odůvodněných případech. Přeposlaný mail může být totiž na cílovém systému s vyšší pravděpodobností hodnocen jako spam, může se také stát, že k jeho přeposlání nedojde, protože jej jako spam vyhodnotí přeposílající systém. Cílový systém také může provádět kontrolu na základě SPF záznamů a pravděpodobnost, že přeposlaný mail touto kontrolou úspěšně neprojde, je značná. Tyto situace jsou potom pro uživatele netransparentní a snadno vzniká dojem, že se e-maily "záhadně ztrácejí". Přeposílání na adresy, které nejsou v souladu s pokynem č. 3 univerzitního pověřence pro ochranu osobních údajů, je zcela nežádoucí (jde o stejné porušení toho pokynu, jako přímé použití pokynu nevyhovující e-mailové adresy).
Poslední aktualizace: 4. 1. 2024
