Opatření děkana č. 1/2024

Používání platební karty k bankovnímu účtu Matematicko-fyzikální fakulty UK

Čl. 1
Předmět úpravy

1. Toto opatření stanovuje pravidla pro používání firemní debetní karty (dále jen „platební karta“) ke zvláštnímu bankovním účtu Matematicko-fyzikální fakulty UK (dále jen „fakulta“).

Čl. 2
Platební karta

1. Fakulta pro své účely zřizuje platební karty k fakultnímu bankovnímu účtu číslo 19–833330257/0100 vedenému u Komerční banky, a. s., (dále jen „účet fakulty“), na kterém se evidují veškeré odchozí i příchozí transakce.
2. Platební karta je vždy vystavena na jméno určeného zaměstnance fakulty (dále jen „držitel karty“), který má výlučné právo s kartou disponovat dle pravidel uvedených ve smlouvě uzavřené s Komerční bankou, a. s., a pravidel stanovených interními předpisy fakulty.
3. Účel a rozsah využití platebních karet stanovuje toto opatření.

Čl. 3
Platební karta

1. Žádost o vydání platební karty předkládá žadatel doručením vyplněné Žádosti o vydání platební karty, která je nedílnou součástí tohoto opatření jako Příloha č. 1, na Hospodářské oddělení.
2. Žadatel v žádosti uvede osobní údaje nutné k vytvoření platební karty a zvolí autorizační metodu u plateb na internetu.
3. Na žádosti je již předvyplněný typ platební karty, týdenní finanční limit pro bezhotovostní platby a možnosti využití. V případě požadavku na vyšší týdenní limit je nutné uvést požadovaný limit a odůvodnění požadavku.
4. Je žádoucí, aby na každém pracovišti byl co nejmenší počet platebních karet, ideálně jedna platební karta. Výjimky povoluje tajemník v rámci schvalovacího procesu.
5. Žádost o vydání platební karty stvrzuje svým podpisem vedoucí zaměstnanec žadatele a proděkan pro příslušnou sekci, resp. člen vedení MFF UK, který metodicky vede příslušné oddělení děkanátu. V případě, že žadatelem je člen kolegia děkana, schvaluje žádost také děkan MFF UK.
6. Žádost o vydání platební karty včetně případné změny týdenního limitu pro bezhotovostní platby nebo rozšíření možností využití schvaluje tajemník fakulty.
7. Schválenou žádost o vydání platební karty zasílá Hospodářské oddělení do Komerční banky, a. s.
8. Nově vydané platební karty jsou automaticky pojištěny proti zneužití v případě ztráty nebo krádeže. Za pojištění si banka účtuje roční poplatek dle platného ceníku. Poplatek za pojištění bude zaúčtován na účetní zakázku provozních prostředků pracoviště, na kterém je držitel karty zařazen.

Čl. 4
Předání platební karty

1. Nově vydaná platební karta bude Komerční bankou, a. s., poslána na Hospodářské oddělení MFF UK, kde bude předána žadateli proti podpisu na Protokolu o předání platební karty (viz Příloha č. 2 tohoto opatření).
2. Žadatel svým podpisem souhlasí s pravidly užívání karty a přebírá odpovědnost za ztrátu, poškození, zničení, odcizení, zneužití převzaté platební karty. Své odpovědnosti se zprostí zcela nebo zčásti, jestliže se prokáže, že ztráta, poškození, zničení, odcizení, zneužití vzniklo zcela nebo zčásti bez jeho zavinění.

Čl. 5
Žádost o změnu či zrušení platební karty

1. Změny či zrušení platební karty provádí držitel karty na základě vyplněné Žádosti o změnu platební karty (viz Příloha č. 3 tohoto opatření) předložené na Hospodářské oddělení v dostatečném předstihu.
2. Na žádosti uvede držitel platební karty své osobní údaje, požadovanou změnu a případné odůvodnění.
3. Žádost svým podpisem stvrzuje držitel karty, vedoucí zaměstnanec držitele a proděkan pro příslušnou sekci, resp. člen vedení MFF UK, který metodicky vede příslušné oddělení děkanátu. V případě, že držitelem karty je člen kolegia děkana, stvrzuje žádost také děkan MFF UK.
4. Žádost o změnu či zrušení platební karty schvaluje svým podpisem tajemník fakulty.
5. Schválenou žádost o změnu platební karty zasílá Hospodářské oddělení do Komerční banky, a. s.

Čl. 6
Evidence platebních karet

1. Dokumentace k platebním kartám se eviduje na Hospodářském oddělení.
2. Pro účely elektronické evidence platebních karet je využíván modul „Přehled platebních karet“ v ekonomickém informačním systému.

Čl. 7
Povinnosti držitele karet

1. Platební karta je nepřenositelná, nesmí být poskytnuta žádné jiné osobě.
2. Držitel karty je povinen:

   a. používat platební kartu pouze k účelům stanoveným tímto opatřením;

   b. okamžitě poté, co obdrží platební kartu, přijmout veškerá přiměřená opatření na ochranu jejích bezpečnostních prvků;

   c. po zjištění ztráty, odcizení, zneužití nebo neoprávněného použití platební karty oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu na telefonní linku Podpory karet KB a následně vedoucímu Hospodářského oddělení.

Čl. 8
Platby platební kartou

1. Před provedením platební transakce je nutné mít schválenou žádanku příkazcem a správcem rozpočtu v souladu se Směrnicí děkana č. 15/2019, oběh dokladů MFF UK, a v případě, že se transakce vztahuje k výdaji, který je spojen s pracovní cestou, tak také schválený cestovní příkaz v evidenci služebních cest.
2. Platební kartou je možné provést platební transakci v případě, že:

   a. dodavatel služby nebo zboží neposkytuje daňový doklad, fakturu, zálohovou fakturu či jiný pokyn k úhradě, na jehož základě by Hospodářské oddělení mohlo provést bezhotovostní převod;

   b. bezhotovostní převod Hospodářským oddělením je spojen s nepřiměřenými peněžními nebo administrativními náklady;

   c. dojde k neočekávaným nutným cestovním a pobytovým výdajům na pracovní cestě.

3. Platební kartu je možné využít k platbám na úhradu:

   a. nákladů spojených s pracovními cestami zaměstnanců, a to zejména konferenčních poplatků, letenek, jízdenek, ubytování a dalších vedlejších nákladů;

   b. nákladů spojených s pozváním či vysláním nezaměstnance na akci uvedenou v uzavřené cestovní dohodě, a to zejména nákup letenek, jízdenek a ubytování;

   c. nákladů za služby související s používáním sociálních sítí;

   d. nákladů za zboží a služby související s informačními technologiemi;

   e. členství v profesních organizacích;

   f. jiných odůvodněných nákladů souvisejících s činnostmi příslušného pracoviště.

4. Před samotnou platbou by měl držitel karty ověřit, zda je či není dodavatel plátcem DPH.
5. U plánovaných plateb dle čl. 8, odstavce 2, písmene a) a b) je nutné veškeré zboží a služby objednávat u dodavatele takovým způsobem, aby si byl dodavatel vědom skutečnosti, že poskytuje plnění právnické osobě a plátci daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“). Na vystavené zálohové faktuře, daňovém dokladu či faktuře by měla být uvedena tato fakturační adresa odběratele:

   Univerzita Karlova
   Matematicko-fyzikální fakulta
   Ke Karlovu 2027/3
   121 16 Praha 2

   IČ: 00216208
   DIČ: CZ00216208

6. Problematika nákupu od plátce nebo neplátce DPH je názorně vysvětlena v doprovodném textu, který tvoří Přílohu č. 6 tohoto opatření.
7. Ověření dodavatelé neposkytující standardní daňový doklad či fakturu jsou uvedeni v Příloze č. 4, která je nedílnou součástí tohoto opatření. V ostatních případech je nutné doložit vyjádření dodavatele o neposkytnutí požadovaného dokladu nutného pro zpracování evidované platby, případně vyplněné čestné prohlášení, jehož vzor je nedílnou součástí tohoto opatření jako Příloha č. 5.
8. Po nákupu platební kartou bude automaticky vygenerována a na e-mailovou adresu držitele platební karty zaslána notifikace o provedené platbě. Notifikace slouží jako podklad pro vyúčtování platby na Hospodářském oddělení.
9. Po provedení platby předkládá držitel karty bez zbytečného prodlení daňový doklad, fakturu nebo zálohovou fakturu na Hospodářské oddělení.

Čl. 9
Odpovědnost za svěřené hodnoty

1. Držitel platební karty je odpovědný za její používání a za neprodlené vyúčtování všech provedených plateb, jakož i za zajištění dokladů ke všem provedeným platbám dle čl. 8 tohoto opatření.
2. Až do předání řádných dokladů ke každé provedené platbě dle čl. 8 tohoto opatření je platba evidována v Hospodářském oddělení jako pohledávka za držitelem platební karty.
3. Hospodářské oddělení kontroluje průběžně na bankovních výpisech z účtu fakulty každou provedenou platbu podle identifikátoru dané platební karty a také řádné vyúčtování platby.

Čl. 10
Závěrečná ustanovení

1. Kontrolou dodržování tohoto opatření je pověřeno Hospodářské oddělení a dále dle potřeby referát vnitřního auditu.
2. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek MFF UK, nejdříve však dnem 1. 2. 2024.

Navrhovatelé:
Ing. Miroslav Dykas, vedoucí Hospodářského oddělení MFF UK
Ing. Blanka Svobodová, tajemnice MFF UK

Opatření bylo projednáno vedením MFF UK dne 6. 12. 2023.

Schválil dne 12. 1. 2024:

Příloha č. 1 Žádost o vydání platební karty
Příloha č. 2 Dohoda o převzetí platební karty
Příloha č. 3 Žádost o změnu platební karty
Příloha č. 4 Přehled ověřených leteckých společností a portálů
Příloha č. 5 Čestné prohlášení
Příloha č. 6 Informace k plnění od plátce nebo neplátce DPH

Návod Jak získat fakturu na jméno fakulty na portálu Booking.com