Opatření děkana č. 22/2023

Stanovení procesu schvalování a pravidel zastupování pro vybrané pracovněprávní agendy

Čl. 1
Úvodní ustanovení

V návaznosti na Statut Matematicko-fyzikální fakulty Univerzity Karlovy (dále jen „Statut“) a jeho přílohu č. 1 Organizační řád, v návaznosti na Opatření děkana č. 1/2021 „Organizační uspořádání děkanátu Matematicko-fyzikální fakulty Univerzity Karlovy“ a Opatření děkana č. 7/2021 „Rozsah oprávnění tajemníka Matematicko-fyzikální fakulty UK“ a v souvislosti s digitalizací fakultních agend, vydávám toto opatření stanovující schvalovací postup určený zejména pro pracovněprávní agendy.

Čl. 2
Základní pojmy

Zaměstnanec: fyzická osoba, která má pracovněprávní vztah k MFF UK.

Interní doklad: fyzický či elektronický dokument pro interní potřeby MFF UK.

Schvalovatel: zaměstnanec ustanovený tímto opatřením do role osoby mající právo a povinnost rozhodovat o schválení nebo zamítnutí interních dokladů podaných jinými zaměstnanci v oblasti jeho působnosti (např. vedoucí pracoviště).

Zastupující schvalovatel: zaměstnanec ustanovený tímto opatřením do role osoby mající právo a povinnost rozhodovat o schválení nebo zamítnutí interních dokladů podaných jinými zaměstnanci v oblasti jeho působnosti v době či případech, kdy tuto činnost nemůže vykonávat schvalovatel např. z důvodu nepřítomnosti na pracovišti (např. zástupce vedoucího pracoviště).

Střet zájmů: situace, ve které by schvalovatel nebo zastupující schvalovatel rozhodoval o své vlastní žádosti či návrhu. Taková situace je nepřípustná.

Eskalace: situace nastávající v podmínkách, kdy ani schvalovatel ani zastupující schvalovatel nemohou schvalování provádět, např. z důvodu nepřítomnosti na pracovišti nebo střetu zájmů. Při eskalaci jsou žádost nebo návrh automaticky přiřazeny k řešení na organizačně vyšší úroveň. Řetězení eskalací je přípustné.

Předschválení: volitelný schvalovací krok, který může být na základě rozhodnutí děkana či tajemníka vložen do kteréhokoli schvalovacího procesu. Pokud je předschválení do schvalovacího procesu zařazeno, je chápáno jako doporučený, nikoli vyžadovaný krok.

Čl. 3
Schvalovací proces

1. Schvalovací proces je určen zejména pro pracovněprávní agendy a nevztahuje se na jiné agendy, které mají definované svoje vlastní schvalovací procesy dle platného opatření na oběh dokladů či dalšího speciálního předpisu. Výčet interních dokladů podléhajících tomuto opatření je uveden v Příloze č. 1.
2. Schválení interního dokladu vytvořeného zaměstnancem provádí vždy příslušný schvalovatel s následujícími výjimkami:
   1. Schvalovatel nemůže svoji práci vykonávat (např. z důvodu nepřítomnosti na pracovišti).
   2. Schvalovatel by byl v daném případě ve střetu zájmů.
3. V případech, kdy schvalovatel nemůže schválení provést, provádí příslušnou akci zastupující schvalovatel.
4. Pokud schválení nemůže provést ani zastupující schvalovatel (ať už z důvodu nepřítomnosti nebo střetu zájmů), dochází k eskalaci.
5. Schvalovací proces může začínat předschválením, je-li v procesu zavedeno.
6. Způsoby určení schvalovatelů, zastupujících schvalovatelů, předschvalovatelů a specifikace organizačně vyšší úrovně v případech eskalací jsou popsány v Příloze č. 2 tohoto opatření.
7. Výjimky z tohoto opatření posoudí na základě věcných podkladů děkan, příp. tajemník fakulty v rámci svých pravomocí stanovených samostatným opatřením děkana.

Čl. 4
Závěrečná ustanovení

1. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dnem 1. 1. 2024.
2. Osobami odpovědnými za provádění tohoto opatření stanovuji administrátory příslušných aplikací a vedoucí pracovišť. Kontrolou dodržování tohoto opatření pověřuji referát vnitřního auditu.

Navrhovatelé:
Ing. Blanka Svobodová, tajemnice MFF UK
Mgr. Jiří Skalický, Správní oddělení MFF UK
RNDr. Pavel Zakouřil, Ph.D., PSIK MFF UK

Opatření bylo projednáno vedením fakulty dne 6. 12. 2023.

Schválil dne 7. 12. 2023: 

Příloha č. 1
Výčet interních dokladů podléhajících tomuto opatření – DOCX

Příloha č. 2
Schvalovací procesy – PDF (aktualizace 16. 4. 2024)