Opatření děkana č. 23/2024

K organizaci pobytových populárně naučných akcí MFF UK

Část I
Základní vymezení

Čl. 1
Účel opatření

1. Toto opatření definuje pravidla pro organizaci pobytových populárně naučných akcí, které pořádá či spolupořádá MFF UK.

Čl. 2
Vymezení pojmů

1. Za „Pobytovou populárně naučnou akci“ (dále jen „PPNA“) je považován jakýkoli pobyt studentů/studentek středních nebo základních škol pořádaný pod hlavičkou MFF UK, bez ohledu na výši finanční spoluúčasti fakulty na této akci a bez ohledu na místo pořádání této akce. Typicky jde o letní a zimní školy, tábory a soustředění korespondenčních seminářů MFF UK.
2. „Organizátorem“ se rozumí student/studentka, zaměstnanec/zaměstnankyně nebo externí spolupracovník/spolupracovnice MFF UK, který/která je jakkoli zapojen/zapojena do příprav, průběhu, vyhodnocování nebo likvidace PPNA.
3. „Vedoucím“ se pro účely tohoto opatření myslí hlavní Organizátor akce, který garantuje její průběh po organizační a administrativní stránce, dozoruje činnosti dalších Organizátorů. Vedoucí musí být vždy v zaměstnaneckém vztahu k MFF UK.
4. „Účastníkem“ se myslí frekventant/frekventantka PPNA bez přímého vztahu k MFF UK, typicky student/studentka střední školy nebo vyšších stupňů škol základních.
5. „Zdravotník“ je osoba, která garantuje akutní zdravotní péči přímo v místě pořádání PPNA, je k tomu řádně vyškolena a tuto skutečnost doloží MFF UK před začátkem příslušné akce, v souladu s čl. 8 tohoto opatření.
6. Jako „Záměr“ se označuje písemné podání o pořádání konkrétní PPNA v daném kalendářním roce.
7. Jako „Zpráva“ se označuje závěrečná zpráva o průběhu konkrétní PPNA v daném kalendářním roce.

Část II
Organizační zakotvení PPNA

Čl. 3
Plán a evidence PPNA

1. Řízením organizace PPNA je na straně fakulty pověřeno Oddělení propagace a mediální komunikace (dále jen „OPMK“).
2. Záměry podávají Vedoucí konkrétních PPNA na e-mail pr@matfyz.cuni.cz (OPMK) do 10. prosince předchozího kalendářního roku.
3. Za povinné údaje Záměru se považují:
   1. předpokládané datum začátku a konce PPNA,
   2. předpokládané místo konání,
   3. orientační počet Organizátorů a vymezení jejich pracovní náplně,
   4. orientační počet Účastníků,
   5. předpokládaná výše finančního příspěvku každého Účastníka,
   6. předpokládané celkové náklady PPNA s odhadem výše finanční spoluúčasti fakulty,
   7. předpokládaný počet náhradníků, kteří mohou zastoupit Organizátory i Účastníky vzhledem k programu a kapacitě PPNA,
   8. stručné vymezení obsahové náplně PPNA.

Čl. 4
Schvalování PPNA

1. Schvalování Záměrů PPNA probíhá dvoukolově.
2. V prvním kole posoudí OPMK podané Záměry, vyřadí ty, které vykazují formální či věcné nedostatky, nejsou v souladu s komunikačními a propagačními cíli fakulty nebo je nelze realizovat s ohledem na rozpočtovou náročnost.
3. V odůvodněných případech může být Vedoucí vyzván k úpravě klíčových parametrů Záměru. Po ní následuje další posouzení ze strany OPMK.
4. Ve druhém kole potvrdí vybrané záměry k realizaci proděkan pro PRopagaci MFF UK.
5. Rozhodnutí o schválení Záměrů jsou vyhotovena k 15. 1. daného kalendářního roku a bezodkladně předána Vedoucím.
6. V daném kalendářním roce se realizují jen Záměry potvrzené proděkanem pro PRopagaci.

Čl. 5
Zprávy PPNA

1. Za každou realizovanou PPNA v daném kalendářním roce je vypracována Zpráva, která je zaslána na e-mail pr@matfyz.cuni.cz (OPMK) nejpozději do 30 dnů od jejího skončení.
2. Za povinnou součást Zprávy se považuje:
   1. bodový popis realizovaného programu PPNA,
   2. seznam Účastníků včetně dat narození, kteří PPNA reálně absolvovali,
   3. kompletní přehled Organizátorů s vymezením jejich částí programu a příslušnosti k fakultě,
   4. stručná ekonomická bilance PPNA.

Čl. 6
Archivace

1. Všechny podané Záměry archivuje OPMK po dobu 2 let.
2. Všechny odevzdané Zprávy archivuje OPMK po dobu 5 let.

Část III
Realizace PPNA

Čl. 7
Pověření a kompetence

1. Organizátoři PPNA navrhují Vedoucí písemně (e-mailem) proděkanovi pro PRopagaci.
2. Vedoucí jednotlivých akcí pověřuje písemně (v listinné podobě) proděkan pro PRopagaci na dobu neurčitou.
3. Proděkan pro PRopagaci může Vedoucího odvolat, pokud konkrétní PPNA neproběhne v přiměřeném souladu se Záměrem nebo pokud významně porušuje fakultní pravidla.
4. Bez písemného pověření Vedoucího nemůže být příslušná PPNA realizována.
5. Archivaci pověření provádí OPMK po dobu jejich platnosti.

Čl. 8
Povinnosti Vedoucích

1. Vedoucí musejí nejpozději 30 dní před začátkem akce informovat písemně (e-mailem) Účastníky a jejich zákonné zástupce o následujících charakteristikách PPNA:
   1. termín konání,
   2. místo konání,
   3. cena za pobyt a způsob výběru poplatku,
   4. jméno Vedoucího a kontakt (e-mail, mobilní telefon),
   5. jméno Zdravotníka a kontakt (e-mail, mobilní telefon),
   6. vzor pravidel bezpečnosti BOZP a prohlášení o bezinfekčnosti,
   7. popis programu s transparentním označením možných rizik.
2. Vedoucí dbají v souladu s příslušnými aktuálně platnými předpisy a opatřeními o včasné vyřízení všech nutných administrativních kroků předcházejících PPNA, zejména o uzavření DPP s Organizátory, o uzavření smluv na pronájem objektů apod.
3. Nejpozději 7 dní před začátkem PPNA Vedoucí písemně (e-mailem) potvrdí OPMK, že Zdravotník PPNA má platné školení pro tuto oblast.
4. Vedoucí garantují Záměry a Zprávy jednotlivých PPNA.
5. Vedoucí garantují průběh PPNA v souladu se schváleným Záměrem.
6. V průběhu PPNA spolupracují Vedoucí s Organizátory a Zdravotníkem na jejím hladkém průběhu a neodkladně řeší vzniklé problémy.
7. Vedoucí postupují v souladu s Etickým kodexem MFF UK a dohlížejí na jeho dodržování ve všech fázích realizace PPNA.

Čl. 9
Povinnosti Organizátorů

1. Organizátoři jsou povinni dbát pokynů Vedoucího a věnovat se zejména úkolům definovaným pro každého z nich ve schváleném Záměru.
2. Organizátoři vždy postupují v souladu s Etickým kodexem MFF UK a dbají na jeho dodržování.

Čl. 10
Povinnosti Zdravotníka

1. V souladu s příslušnými aktuálně platnými předpisy a opatřeními pro oblast BOZP Zdravotník vede a archivuje knihu úrazů a případnou další zdravotní dokumentaci po celou dobu akce.
2. Zdravotník garantuje minimální vybavení lékárničky PPNA podle platných předpisů.

Čl. 11
Sankce

1. Porušení některého z článků Části III tohoto opatření bude řešeno na základě platných fakultních předpisů a může být důvodem k odmítnutí Záměru konkrétní PPNA pro další období či k úplnému zrušení PPNA.
2. O zrušení PPNA na základě odst. 1 tohoto článku rozhoduje proděkan pro PRopagaci.
3. Ve sporných případech si může proděkan pro PRopagaci vyžádat též stanovisko Propagační komise fakulty.

Část IV
Závěrečná ustanovení

Čl. 12
Přechodné období

1. Přechodné období se vztahuje pouze na PPNA realizované v roce 2025.
2. Vedoucí PPNA pro rok 2025 se nahlásí písemně (e-mailem) proděkanovi pro PRopagaci do 15. ledna 2025 a budou potvrzeni k 31. lednu 2025.
3. Vedoucí PPNA realizovaných v roce 2025 nepodávají Záměry, jejich povinností je odevzdat pouze Zprávy za jednotlivé realizované PPNA.
4. První Záměry podávají Vedoucí na rok 2026, tj. nejpozději k 10. prosinci 2025, v souladu s čl. 3, odst. 2.

Čl. 13
Účinnost a kontrola

1. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dnem 1. 1. 2025.
2. Kontrolou plnění tohoto opatření pověřuji proděkana pro PRopagaci a vedoucího OPMK.

Opatření bylo projednáno Akademickým senátem MFF UK dne 27. 11. 2024,
vedením fakulty dne 11. 12. 2024.

Schválil dne 12. 12. 2024: