Opatření děkana č. 9/2021

Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu a pro dynamický nákupní systém na MFF UK

V návaznosti na ustanovení zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále také „ZZVZ“), a s odvoláním na Opatření rektora č. 30/2020 s účinností od 1. 7. 2020, která stanovují pravidla pro zadávání veřejných zakázek na Univerzitě Karlově včetně pravidel pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (dále také „VZMR“), vydávám tuto směrnici upravující pravidla pro zadávání VZMR a pravidla zadávacích řízení v režimu dynamického nákupního systému v podmínkách Univerzity Karlovy, Matematicko-fyzikální fakulty (dále také „MFF UK“).

Čl. 1
Úvod

1. Všichni zaměstnanci MFF UK jsou povinni při zadávání veřejných zakázek dodržovat ustanovení ZZVZ, související platné obecně závazné právní předpisy a ustanovení Opatření rektora č. 30/2020.

2. Odpovědnou osobou se podle tohoto opatření rozumí příkazce operace zadávajícího útvaru (dle čl. 6 Opatření rektora č. 30/2020), který je zodpovědný za dodržování níže popsaných postupů. K procesním krokům může pověřit jiného zaměstnance MFF UK, ale odpovídá za správnost jejich dodržování.

3. Administrátorem se podle tohoto opatření rozumí osoba v zaměstnaneckém poměru k MFF UK, která odpovídá za administraci veřejných zakázek fakulty.

4. Externím administrátorem se podle tohoto opatření rozumí fyzická nebo právnická osoba, která není zaměstnancem MFF UK a se kterou má MFF UK z pozice zadavatele uzavřenou smlouvu nebo rámcovou dohodu na administraci veřejných zakázek a souvisejících služeb. Externímu administrátorovi je umožněn přístup do webového portálu profilu zadavatele a příslušného elektronického nástroje pro komunikaci.

Čl. 2
Všeobecná ustanovení

1. V souladu s § 6 ZZVZ je třeba vždy dodržovat zásady transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení, zákazu diskriminace, dále zásady účelnosti, hospodárnosti, efektivnosti, a za předpokladu, že to bude vzhledem k povaze a smyslu zakázky možné, rovněž zásady sociálně odpovědného zadávání, environmentálně odpovědného zadávání a inovací.

2. Smlouvy i objednávky v hodnotě nad 49 999,99 Kč bez DPH podléhají uveřejnění v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů. Bezprostředně po uzavření smlouvy, resp. oboustranném potvrzení objednávky, odpovědná osoba (ve smyslu čl. 1, odst. 2 tohoto opatření) postoupí smlouvu, resp. objednávku pracovišti 721. Sekretariát (SEKR), které odpovídá za evidenci a uveřejnění výše uvedených dokumentů v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů. Uzavřené smlouvy, resp. oboustranně potvrzené objednávky nabývají účinnosti dnem jejich uveřejnění v registru smluv.

3. Osoby, které posuzují a hodnotí nabídky, případně přizvaní odborníci, nesmějí být ve střetu zájmů ve smyslu § 44 ZZVZ a musejí zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se dozví v průběhu posouzení a hodnocení nabídek.

4. Odpovědná osoba zahájí¹ zadávací (výběrové) řízení (dle čl. 2.4 a 2.5 Opatření rektora č. 30/2020) zadáním Nového záznamu žádanky ve fakultním Centralizovaném informačním systému VERSO (dále také „Verso“), čímž zahájí schvalovací proces záměru realizace řízení.

5. Odpovědná osoba odpovídá za zkompletování zadávací dokumentace a její předání k archivaci na pracoviště administrátora, a to i v případě administrace výběrového/zadávacího řízení externím administrátorem.

6. V případě, že veřejná zakázka je (resp. bude) alespoň z 50 % spolufinancována z mimouniverzitních finančních prostředků z veřejných zdrojů (z finančních prostředků ČR nebo Evropské unie; dále jen z mimouniverzitních prostředků), postupuje zadavatel podle pravidel stanovených pro poskytování těchto mimouniverzitních prostředků (např. dotačních pravidel ČR nebo Evropské unie), pokud jsou taková pravidla stanovena. Toto opatření se v takovém případě nepoužije.

7. V případě, že veřejná zakázka je (resp. bude) spolufinancována z mimouniverzitních prostředků z méně než 50 % postupuje zadavatel podle tohoto opatření a podle pravidel stanovených pro poskytování těchto mimouniverzitních prostředků, pokud jsou taková pravidla stanovena. V případě rozporu tohoto opatření se stanovenými pravidly pro poskytování mimouniverzitních prostředků je zadavatel povinen řídit se pravidly stanovenými pro poskytování mimouniverzitních prostředků.

Čl. 3
Předpokládaná hodnota zakázky a předmět plnění

1. Odpovědná osoba specifikuje předmět plnění VZMR a je pro tento účel kontaktní osobou pro administrátora, příp. externího administrátora.

2. Odpovědná osoba je povinna určit předpokládanou výši peněžitého závazku vyplývající pro zadavatele z plnění zakázky. Při stanovení předpokládané hodnoty zakázky je rozhodná cena bez DPH, a to cena ke dni odeslání nebo zveřejnění výzvy k podání nabídky.

3. Předpokládaná hodnota zakázky se stanoví na základě údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění. Nemá-li odpovědná osoba takové informace k dispozici, vychází z informací získaných průzkumem trhu, předběžnými tržními konzultacemi nebo jiným vhodným způsobem (například z veřejně dostupných ceníků, údajů z registru smluv apod.).

4. Předpokládaná hodnota zakázky zahrnuje veškeré závazky vyplývající z budoucího plnění v dané oblasti, které tvoří jeden funkční celek za 12 měsíců (u veřejných zakázek pravidelné povahy za dobu trvání smluvního vztahu, je-li doba trvání smlouvy 48 měsíců nebo kratší), nebo které tvoří jeden funkční celek za 48 měsíců (u smlouvy na dobu neurčitou nebo smlouvy s dobou trvání delší než 48 měsíců). V odůvodněných případech zahrnuje i náklady životního cyklu.

5. V případě zadávání výběrového řízení na opakující se služby může administrátor do předpokládané ceny zahrnout i případnou opci, která po ukončení platnosti související smlouvy umožní prodloužit trvání této smlouvy formou dodatku. Takový postup je možné opakovat, nejvýše však do celkové souhrnné výše finančního plnění 2 000 000,- Kč bez DPH nebo maximálně po dobu 6 let od uzavření smlouvy. Výběrové řízení se pak řídí níže popsanými postupy pro VZMR III. kategorie.

6. Doklady ke stanovení předpokládané hodnoty VZMR se uchovají jako součást dokumentace dle čl. 2 odst. 5 tohoto opatření.

Čl. 4
Druhy VZMR

1. Veřejnou zakázkou malého rozsahu definovanou finančními limity stanovenými níže v čl. 5 se dle tohoto opatření rozumí veřejná zakázka:

1. na služby,
2. na stavební práce,
3. na dodávky zboží z oblasti informační a komunikační technologie (dále „ICT“),
4. na dodávky ostatního zboží.

2. Při zadávání VZMR na služby se postupuje způsobem uvedeným v čl. 5 tohoto opatření podle finančního limitu VZMR.

3. Zadávání VZMR na stavební práce je v kompetenci odpovědné osoby pracoviště 731. Správa budov, která postupuje způsobem uvedeným v čl. 5 podle finančního limitu VZMR.

4. Při zadávání VZMR na dodávky ICT se postupuje s ohledem na aktuální obsah volné přílohy č. 1 tohoto opatření, která vyčlení buď

1. základní spotřební ICT zboží definované volnou přílohou č. 1 tohoto opatření jako Sortiment rámcové dohody, které je možné pořizovat přímou objednávkou u dodavatele prostřednictvím pracovníka 738. Správního oddělení, nebo 728. Správy počítačové sítě Karlov a centrálního počítačového uzlu, případně jiného pověřeného pracovníka, nebo objednávkovým systémem Verso, je-li do něj dodavatel implementován, a to po dobu platnosti rámcové dohody uvedené ve shora zmíněné volné příloze,

nebo:

2. ICT zboží, které není uvedeno ve volné příloze č. 1 tohoto opatření Sortiment rámcové dohody a pořizuje se postupem zavedeného dynamického nákupního systému (dále také „DNS“) podrobně popsaného v čl. 6 tohoto opatření.

5. Při zadávání VZMR na dodávky ostatního zboží se postupuje způsobem uvedeným v čl. 5 tohoto opatření podle finančního limitu VZMR.

Čl. 5
Kategorizace VZMR podle finančních limitů, pravidla a postupy zadávání

Opatřením rektora č. 30/2020 jsou limity jednotlivých kategorií VZMR stanoveny takto:

Oddíl A – VZMR I. kategorie

Veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky a služby do 100 000,- Kč (bez DPH) a VZMR na stavební práce do 200 000,- Kč (bez DPH) dle čl. 4 odst. 1 a), b) a d), v souladu s čl. 6 tohoto opatření

1. Zadávání zakázek je plně v kompetenci pracoviště, oddělení děkanátu nebo správce grantu. Dodávku, službu či stavební práci lze zadat přímo jednomu dodavateli. Příkazce operace schvaluje zadávání této VZMR způsobem popsaným v čl. 2 odst. 4 tohoto opatření. U VZMR s hodnotou převyšující 49 999,99 Kč bez DPH vyhotoví odpovědná osoba Záznam o průběhu VŘ I. kategorie (viz Příloha č. 1 tohoto opatření), který bude součástí dokumentace dle čl. 2 odst. 5 tohoto opatření.

Oddíl B – VZMR II. kategorie

Veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky a služby v rozmezí od 100 000,01 Kč do 500 000,- Kč (bez DPH) a VZMR na stavební práce v rozmezí od 200 000,01 Kč do 2 000 000,- Kč (bez DPH) dle čl. 4.1 a), b) a d), v souladu s čl. 6 tohoto opatření

1. Zadávání VŘ II. kategorie je plně v kompetenci pracoviště, oddělení děkanátu, správce grantu. V těchto případech je třeba oslovit minimálně tři dodavatele písemnou formou (např. e-mailem). V případě, že není doručena žádná nabídka splňující zadávací podmínky, může oprávněná osoba zadat zakázku přímo dodavateli, a to při respektování ustanovení čl. 2 odst. 1 tohoto opatření. Příkazce operace schvaluje zadávání této VZMR způsobem popsaným v čl. 2 odst. 4 tohoto opatření. Odpovědná osoba vyhotoví Záznam o průběhu VŘ II. kategorie (Příloha č. 2 tohoto opatření), který bude součástí dokumentace dle čl. 2 odst. 5 tohoto opatření.

Oddíl C – VZMR III. kategorie

Zakázky malého rozsahu na dodávky, služby v rozmezí od 500 000,01 Kč do 2 000 000,-Kč (bez DPH) a VZMR na stavební práce v rozmezí od 2 000 000,01 Kč do 6 000 000,- Kč (bez DPH) dle čl. 4.1 a), b) a d), v souladu s čl. 6 tohoto opatření

1. VZMR III. kategorie se zcela řídí pravidly v Opatření rektora č. 30/2020, zejména postupy popsanými v části druhé, hlavě čtvrté.

2. Tyto zakázky jsou vždy administrovány administrátorem pracoviště 738. Správní oddělení, případně externím administrátorem. Příkazce operace schvaluje zadávání této VZMR způsobem popsaným v čl. 2 odst. 4 tohoto opatření.

3. Odpovědná osoba spolupracuje s administrátorem na postupu v souladu s čl. 2 odst. 1 tohoto opatření a Opatřením rektora č. 30/2020, část třetí odst. 3 a následující, především při vyplňování formuláře „Kontrolní seznam“, uveřejněného na stránkách UK: https://cuni.cz/UK-10376.html

4. V případě, že nebyly podány žádné nabídky nebo žádosti o účast ve VŘ, postupuje se přiměřeně analogicky s § 63 odst. 1 ZZVZ v režimu jednacího řízení bez uveřejnění.

5. Osoba odpovědná za plnění smlouvy uzavřené v rámci VZMR III. kategorie a II. kategorie bezodkladně předá v případě stavebních prací s finančním limitem od 500 000,- Kč bez DPH (oddíl B tohoto článku) informace o uzavřených dodatcích ke smlouvě, o ukončení platnosti smlouvy a o skutečné výši finančního plnění vyplývající z této smlouvy, případně poskytne jinou potřebnou součinnost pracovišti 738. Správní oddělení. Na základě těchto sdělení uveřejní administrátor v souladu s § 219 ZZVZ nejpozději do 3 měsíců od splnění smlouvy na profilu zadavatele výši skutečně uhrazené ceny za plnění smlouvy, na kterou se vztahuje povinnost uveřejnění. U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní administrátor nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku cenu za plnění smlouvy v předchozím kalendářním roce.

Čl. 6
Dynamický nákupní systém

1. Zadávání veřejných zakázek na dodávky ICT vybavení se realizuje v dynamickém nákupním systému prostřednictvím elektronického tržiště E-ZAK. Nákupy dodávek ICT vybavení v DNS zahrnuje standardní ICT, tj. především: osobní počítače, tablety, notebooky, tiskárny, externí disky, monitory, servery, switche a ostatní ICT materiál. Sortiment je definovaný číselníkem jednotného klasifikačního systému pro veřejné zakázky (dále „CPV kódy“) a je podrobně rozepsaný ve volné příloze č. 2 tohoto opatření Rozpis CPV kódů.

CPV kódy:
30200000-1 Počítače (vyjma 30220000-7 Digitální kartografická zařízení)
30110000-3 Stroje na zpracování textu
30121000-3 Zařízení fotokopírování a termokopírování
32413100-2 Síťové routery
32412000-4 Komunikační sítě
32415000-5 Ethernetové sítě
32416000-2 ISDN sítě
32420000-3 Síťová zařízení (vyjma 32429000-6 Zařízení pro telefonní sítě)
32570000-9 Komunikační zařízení
32580000-2 Datová zařízení (vyjma 32581200-1 Faxová zařízení)
48000000-8 Balíky programů a informační systémy

Tyto zakázky jsou zadávány pracovištěm 738. Správní oddělení. Zadávací řízení je zahájeno
buď:

1. v souladu s čl. 2 odst. 4 tohoto opatření pro nákupy v celkové hodnotě od 0 do 2 000 000,00 Kč bez DPH, nebo
2. prostřednictvím předběžného schválení (ve smyslu čl. 8 Opatření rektora č. 30/2020, viz formulář na konci zmíněného opatření) pro nákupy v celkové hodnotě od 2 000 000,01 Kč bez DPH předaného prostřednictvím elektronického systému spisové služby UK (dále „ESSS“) administrátorovi.

2. Odpovědná osoba vypracuje technickou specifikaci požadovaného ICT vybavení ve spolupráci s příslušným pracovníkem správy počítačových sítí, kterou zasílá pracovišti 738. Správní oddělení. Pravidla pro formát technické specifikace jsou určena v čl. 2 odst. 1 tohoto opatření.

3. V případě DNS a rámcové dohody odešle pracoviště 738. Správní oddělení každé čtvrtletí do Věstníku veřejných zakázek oznámení o výsledku zadávacího řízení, na k tomu určeném formuláři.

Čl. 7
Zadávání podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek

1. Zadávací řízení pro veřejné zakázky s hodnotou nad 5 000 000,- Kč vč. DPH lze zahájit pouze s předchozím písemným souhlasem rektora nebo kvestora na základě Předběžného schválení, viz Opatření rektora č. 30/2020, Příloha č. 1 – Základní náležitosti předběžného schválení. Žádost musí být nejdříve předložena děkanovi fakulty, příp. tajemníkovi fakulty, prostřednictvím ESSS. Limity se nevztahují na pořízení majetku v rámci projektů, je-li ve smlouvě o jejich řešení sjednán limit jiný.

2. Veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou vyšší než 2 000 000 Kč bez DPH na dodávky a služby, a veřejné zakázky na stavební práce s předpokládanou hodnotou vyšší než 6 000 000 Kč bez DPH, případně jiné druhy zadávacích řízení mohou být zadávány externím administrátorem. Zadávací řízení je zahájeno na základě předběžného schválení ve smyslu čl. 8 Opatření rektora č. 30/2020 (viz formulář na konci zmíněného opatření), předaného prostřednictvím ESSS na pracoviště 738. Správní oddělení.

Čl. 8
Výjimky z postupu

1. Výjimky z postupu popsané v odst. 2 tohoto článku jsou stanoveny s ohledem na čl. 12 odst. 1 Opatření rektora č. 30/2020. Tyto výjimky se netýkají schvalovacích procesů, tzn. že veškeré povinnosti odpovědné osoby, které se týkají evidence a schválení výběrového řízení, platí i pro případy uplatnění výjimky z dalších postupů. Zdůvodněnou žádost o uplatnění výjimky z postupu zpracovanou na základě návrhu odpovědné osoby předkládá administrátor nebo externí administrátor ke schválení děkanovi či tajemníkovi fakulty.

2. Způsobem přiměřeně analogickým k postupu jednacího řízení bez uveřejnění dle ustanovení § 63 – § 66 ZZVZ může být zadána i VZMR na stavební práce, služby nebo dodávky rovněž v následujících případech (zkrácený výňatek ze ZZVZ):

3. V případě již existujícího obchodního vztahu s ověřeným a osvědčeným dodavatelem (týkající se zejména opakujících se služeb a dodávek typu správa a údržba majetku, dodávek materiálu pro správu fakulty apod.), může být uzavřena nová smlouva (popř. sjednáno prodloužení stávající smlouvy nebo uzavřen dodatek ke smlouvě) bez nového zadávacího (výběrového) řízení. Tento způsob musí být písemně odůvodněn včetně doložení řádného plnění závazků dodavatele a průzkumu trhu, který dokládá hospodárnost smluvního vztahu. Takto uzavřené závazky však nesmí trvat déle než 6 let a po uplynutí této doby musí být uzavřena smlouva s dodavatelem pouze na základě nového zadávacího (výběrového) řízení. Toto ustanovení platí pouze v případě, že celková hodnota plnění ze smluvního vztahu za 5 let nepřekročí zákonné limity veřejných zakázek malého rozsahu a při respektování všech vnitřních předpisů UK.

Čl. 9
Přechodná ustanovení

1. Všechny VZMR a zakázky zadané v DNS, které byly vyhlášeny před datem účinnosti tohoto opatření, se řídí Směrnicí děkana č. 5/2020, Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu a pro dynamický nákupní systém na MFF UK.

2. Ustanovení čl. 2 odst. 4 tohoto opatření vztahující se ke způsobu zahájení výběrových řízení se nepoužije do doby, než bude fakultní Centralizovaný informační systém Verso umožňovat postup zmíněný v citovaném článku. Přechodný postup je následující:

Odpovědná osoba zahájí výběrové/zadávací řízení (dle čl. 2.4 a 2.5 Opatření rektora č. 30/2020) jedním z těchto způsobů.

1. Pro VZMR III. kategorie dle čl. 5 odd. C tohoto opatření a pro ICT zboží, které se pořizuje postupem zavedeného DNS, vyplní odpovědná osoba formulář Předběžné schválení veřejné zakázky (dle čl. 9 odst. 2) a doručí ho administrátorovi buď cestou ESSS s využitím tzv. schvalovacího procesu, nebo v listinné podobě opatřený fyzickými podpisy oprávněných osob (zejména osob příkazce operace a správce rozpočtu). Předloha formuláře je volnou přílohou č. 3 tohoto opatření.
2. V případě rámcových smluv na základní spotřební ICT zboží definované volnou přílohou č. 1 tohoto opatření Sortiment rámcové dohody vytvoří odpovědná osoba žádanku v systému Verso a informuje o tom administrátora.
3. Pro VZMR I. a II. kategorie vystaví odpovědná osoba na základě průzkumu trhu žádanku v systému Verso.

Podrobnější postup je uveden ve Stručném manuálu Zjednodušený postup při zadávání VZMR.

Čl. 10
Závěrečná ustanovení

1. Přechodná ustanovení čl. 9 tohoto opatření je možné zrušit formou dodatku.

2. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dnem 21. 10. 2021.

3. Ke dni účinnosti tohoto opatření se zrušuje Směrnice děkana č. 5/2020, Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu a pro dynamický nákupní systém na MFF UK.

Navrhovatelé:
Ing. Blanka Svobodová, tajemnice fakulty
Anna Maškarová, referentka Správního oddělení
Mgr. Ivana Vrbová, právnička fakulty

Opatření bylo projednáno vedením fakulty dne 13. 10. 2021.

Schválil dne 20. 10. 2021:

Přílohy:
Příloha č. 1 – Záznam o VZMR I. kategorie
Příloha č. 2 – Záznam o VZMR II. kategorie

Volné přílohy:
Volná příloha č. 1 – Sortiment rámcové dohody (seznam platný od 2. 8. 2023)
Volná příloha č. 2 – Rozpis CPV kódů (aktualizováno 23. 11. 2022)
Volná příloha č. 3 – Předběžné schválení veřejné zakázky (dle čl. 9 odst. 2)

Související manuály:
Stručný manuál – Zjednodušený postup při zadávání VZMR
Stručný manuál – Uzavírání smluv s využitím externích právních služeb

¹ V přechodném období se postupuje dle čl. 9 tohoto opatření.

² Postup je zadavatel oprávněn využít za předpokladu, že je veřejná zakázka svým charakterem veřejnou zakázkou na dodávky a dodávané zboží je vyráběno pouze pro účely výzkumu, pokusu, studia nebo vývoje. Pro interpretaci pojmu "výzkum a vývoj" je třeba použít zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací. Tento zákon, prostřednictvím svého § 2 odst. 1 rozeznává základní výzkum, aplikovaný výzkum a experimentální vývoj. Základním výzkumem rozumí teoretickou nebo experimentální práci prováděnou zejména za účelem získání nových vědomostí o základních principech jevů nebo pozorovatelných skutečností, která není primárně zaměřena na uplatnění nebo využití v praxi, zatímco výzkumem aplikovaným rozumí teoretickou a experimentální práci zaměřenou na získání nových poznatků a dovedností pro vývoj nových nebo podstatně zdokonalených výrobků, postupů nebo služeb. Pod pojem "experimentální vývoj" (který má na mysli zákon pod pojmem "vývoj") pak tento zahrnuje získávání, spojování, formování a používání stávajících vědeckých, technologických, obchodních a jiných příslušných poznatků a dovedností pro návrh nových nebo podstatně zdokonalených výrobků, postupů nebo služeb.

Zákon dále koriguje možnost postupovat v jednacím řízení bez uveřejnění na základě splnění této podmínky, a to za předpokladu, že zadavatel chce zadat zakázku na zboží, které je vyráběno pouze pro účely výzkumu, pokusu, studia nebo vývoje, která však zahrnuje i dodávku určenou pro výrobu ve velkém rozsahu prováděnou za účelem dosažení hospodářské rentability nebo za účelem pokrytí nákladů zadavatele spojených s výzkumem nebo vývojem. V takovém případě není zadavatel oprávněn jednací řízení bez uveřejnění použít.

Zadavatel tak předmětnou veřejnou zakázku nesmí zadávat v jednacím řízení bez uveřejnění, pokud je dotčené zboží vyráběno ve větším množství a za účelem dosažení zisku či za účelem pokrytí jeho nákladů spojených s výzkumem nebo vývojem, kterého by mohl dosáhnout například ziskovým prodejem výsledků plnění předmětu takové veřejné zakázky.