Příkaz děkana č. 1/1997

Finanční řád MFF UK

Úvod

Finanční řád určuje základní pravidla, práva i povinnosti jednotlivých útvarů a funkcionářů MFF UK při zabezpečování rozpočtové a účetní agendy. Finanční řád reflektuje nově zavedený Finanční Informační Systém (FIS). Obsahuje ustanovení s dlouhodobější platností, která jsou v potřebném rozsahu doplňována detailnějšími informacemi a pokyny, tvořícími přílohy č. 1 až 4. Přílohy jsou nedílnými součástmi Finančního řádu.

1. Subjekty rozpočtové a účetní agendy

• Středisko (pracoviště) pro účely FIS je organizační jednotka (útvar) MFF, které jsou přidělovány a samostatně zúčtovávány finanční prostředky přidělené v rámci rozpočtu. Úplný seznam středisek (pracovišť) je uveden v Číselníku středisek (příloha č.1), který zároveň vymezuje jejich strukturu, vzájemné vztahy, podřízenost a dispoziční práva jednotlivých funkcionářů fakulty.
• Akce (úkol) pro účely FIS reprezentuje určitou pracovní aktivitu působící v rámci jednoho či více středisek, která má pro svou činnost vymezeny samostatně zúčtovávané účelové prostředky. Může jít buď o účelové prostředky mimo institucionální rozpočet (například granty, které se samostatně zúčtovávají), nebo o část institucionálních prostředků účelově vymezených z rozpočtu zúčastněných středisek, které se samostatně zúčtovávají těmto střediskům. V čele úkolu je vedoucí.
  Podmínkou pro zřízení úkolu financovaného z mimorozpočtových zdrojů je písemný dokument garantující dané finanční prostředky k dispozici vedoucímu úkolu. Podmínkou pro zřízení úkolu financovaného z rozpočtových zdrojů fakulty je návrh vedoucích zúčastněných středisek, případně akademického funkcionáře. O zřízení úkolu rozhoduje vedoucí hospodářského oddělení, který přidělí číslo úkolu dle stanovené metodiky. Toto číslo musí být uváděno na všech dokladech; charakterizuje příslušnost akce k pracovišti, zdroj financování (typ akce) a vlastní úkol (akce). Komplexní položka rozlišuje hlavní a hospodářskou činnost.
• Podrozvahové účty slouží k evidenci finančních toků při tvorbě a úpravách rozpočtů jednotlivých sekcí a pracovišť. Do těchto účtů budou rovněž převáděny příjmy fakulty, úspory ze zahraničních cest, nemocnosti. Na základě pokynů děkana, případně proděkanů, tajemnice fakulty budou z těchto účtů prováděny jednotlivé úpravy rozpočtu. Na těchto účtech budou rovněž evidovány veškeré rozpočtové úpravy. Z podrozvahových účtů není možné přímé čerpání prostředků.

  Název podrozvahového účtu	Číslo účtu
  Proděkan sekce 100	9971
  Proděkan sekce 200	9972
  Proděkan sekce 300	9973
  Tajemnice	9974
  Proděkan pro HČ	9975
  Děkan	9976

2. Přehled předávaných dokladů na hospodářské oddělení

• Objednávky

  - vystavené

  Útvar Dopravy a skladů bude vystavovat objednávky v úloze „MTZ“ v rámci systému FIS, ostatní střediska a úkoly v úloze „OBCHOD“. Bližší informace jsou uvedeny v příloze 2.

• Faktury	- vydané	- záloha
  		- konečná faktura
  	- došlé	- záloha, proforma
  		- konečná faktura

  Faktury došlé jsou doklady za dodávku zboží, prací a služeb MFF UK. Faktury vydané jsou za zboží, práce, případně služby provedené MFF UK externím odběratelům. Jak je výše uvedeno, faktury se dělí na zálohové a konečné. K zálohovým fakturám je nutno dodat (u došlých) případně vystavit (u vydaných) konečnou fakturu.

• Vyúčtování	- drobného vydání bez zálohy
  	- stálé zálohy
  	- mimořádné zálohy

  Jedná se o výplatu výdajů v hotovosti na základě dokladů předaných v příloze formuláře Vyúčtování - příloha č.3.

• Prostředky na pobyt zahraničního hosta	- záloha
  	- vyúčtování

  Způsob úhrady pobytu zahraničních hostů je specifikován v příloze č. 3.

• Cestovní příkazy	- zálohy
  	- vyúčtování

  Výplata záloh na služební cestu a vyúčtování nákladů spojených se služební cestou se provádí na základě předaného cestovního příkazu.

• Odvod tržeb v hotovosti do pokladny	- knihovna
  	- REPRO
  	- ostatní

  Na základě předaných příjmových dokladů odvádí jednotlivá střediska v hotovosti tržby do pokladny.

• Interní operace	- interní převody
  	- přeúčtování
  	- úpravy rozpočtu atd.

  Požadavky středisek na interní převody v rámci MFF UK (refundace nákladů, převody mezi granty navzájem, mezi granty a pracovišti atd), dále opravy již zaúčtovaných částek, úpravy rozpočtů středisek, úkolů a další interní finanční operace. Podrobnosti o těchto operacích jsou uvedeny v příloze č. 3.

• Platby do zahraničí
  Úhrady plateb do zahraničí za dodávky zboží, konferenční poplatky a jiné platby. Možno provádět bankovním převodem z účtu MFF UK na účet příjemce, případně šekem.

3. Náležitosti předávaných dokladů na hospodářské oddělení

Veškeré doklady předávané ke zpracování na hospodářské oddělení musí být originály podepsané odpovědným pracovníkem střediska, případně vedoucím úkolu dle podpisového vzoru. Při likvidaci je nutno používat označení stanovené hospodářským oddělením, které obdrží střediska a vedoucí jednotlivých úkolů.

Nevyplývá-li z textu dokladu předmět plnění je nutno ho doplnit o dodávku čeho, případně o jakou službu, se jedná. To se týká zejména faktur, vyúčtování a zahraničních plateb.

U zahraničních plateb je nutné uvést adresu příjemce platby, adresu banky včetně názvu banky příjemce a číslo účtu. Nutno uvést srozumitelný překlad subjektu faktury do češtiny. V případě, že se jedná o konečnou fakturu je to nutno zdůraznit a uvést na dokladu.

Cestovní příkazy nutno vyplňovat s maximální pečlivostí, uvádět datum a hodinu odjezdu, příjezdu, překročení hranic. Zdůraznit požadavek na výplatu diet, případně kapesného. K vyúčtování přikládat pouze doklady, které cestovatel požaduje proplatit (jízdenky, doklady o ubytování aj.). Nepřikládat doklady o nákladech hrazených fakturou.

4. Oběh dokladů a postup jejich zpracování v hospodářském oddělení

Doklady předané na hospodářské oddělení budou zkontrolovány zda obsahují náležitosti uvedené v bodu 3. V případě neúplnosti budou vráceny k doplnění.

• Faktury nutno předávat minimálně dva dny před termínem splatnosti. Maximálně do druhého dne bude faktura zahrnuta do systému FIS. K zaplacení bude dána ke dni splatnosti uvedenému na faktuře. V případě požadavku úhrady před termínem splatnosti je nutno tento požadavek uvést na faktuře.
• Vyúčtování drobných vydání jsou prováděna každé úterý. Po formální kontrole je vyúčtování zahrnuto do systému FIS v hospodářském oddělení. Po té je možno vyplatit příslušné prostředky v pokladně. Vzhledem k tomu je vhodné (v případě možnosti), předkládat vyúčtování ke kontrole a zpracování v předstihu.
  Požadavky na výběr hotovosti z pokladny v částce vyšší než Kč 10.000,- je nutno hlásit alespoň s jednodenním předstihem.
• Prostředky na pobyt zahraničního hosta jsou vypláceny na základě formuláře NL3 (viz příloha č.3), předkládaného ve dvou vyhotoveních.
• Cestovní příkazy musí být předloženy k evidenci před cestou, v případě požadavku na zálohu v cizí měně uvádět číslo pasu cestovatele. Požadavek uplatnit týden před odjezdem. Na služební cestu smí vyjet pouze zaměstnanec, student pouze v případě uzavření „Dohody“, kde musí být uvedeno, že bude konat služební cestu.
  Cestovní příkazy předkládat vyplněné dle bodu 3 k vyúčtování do deseti dnů po ukončení cesty. V hospodářském oddělení budou zpracovány do čtrnácti dnů po předání a případném odstranění nejasností.
• Odvod tržeb v hotovosti do pokladny je přijímán v pokladně na základě přehledu a specifikace tržeb z jednotlivých středisek. Veškeré tržby jsou obecně příjmem střediska 921-Děkan.
• Platby do zahraničí jsou prováděny na základě faktur (invoice, proforma invoice) formou bezhotovostního převodu maximálně do dvou dnů po předání na hospodářské oddělení. Nutno doplnit všechny nezbytné údaje dle bodu 3.
• Interní operace jsou veškeré interní převody, přeúčtování a úpravy rozpočtu, které budou prováděny průběžně po předání na hospodářské oddělení. Rovněž i zde musí být uvedeno o jakou účetní operaci se jedná (číslo opravovaného dokladu, přeúčtování jakého dokladu, refundace jakých nákladů atd.).

5. Výstupní informace předávané střediskům a vedoucím úkolů

Střediskům a vedoucím úkolů jsou předávány tyto výstupní dokumenty obsahující informace o hospodaření:

• Přehled účtovaných částek
  - tato sestava dává informaci o všech pohybech, tj. zaúčtovaných částkách, na jednotlivých účtech střediska, případně úkolu v příslušném období.. Čerpání prostředků je účtováno na straně Dal, příjmy na straně Má dáti. V této sestavě je uveden pouze jejich rozdíl ve sloupci Má dáti - Dal (Má dáti minus Dal).
• Čerpání za období
  - sestava poskytuje sumární informace o čerpání podle jednotlivých nákladových účtů, ve sloupci 1 za určité období a ve 2. sloupci kumulovaně od počátku roku.
• Přehled o čerpání rozpočtu pracoviště za období
  - sestava poskytuje sumární informace o rozpočtu, čerpání rozpočtu a o zůstatku rozpočtu za určité účetní období .
• Přehled o čerpání rozpočtu úkolu za období
  - sestava poskytuje sumární informace o rozpočtu, čerpání rozpočtu a o zůstatku rozpočtu za určité účetní období). Je modifikací sestavy pro pracoviště.
  Formáty uvedených dokumentů tvoří přílohu č. 4.
  Od počátku roku 1997 jsou tyto výstupní sestavy předávány elektronickou formou, standardně jednou měsíčně, na požádání v průběhu měsíce maximálně do druhého dne. Dalším krokem bude postupné zpřístupnění dat pro vybrané uživatele prostřednictvím ODBC.
  O postupu tohoto procesu bude fakultní veřejnost informována.
• Přehled čerpání mzdových prostředků za střediska, případně úkoly je obsažen ve výše uvedených dokumentech. Přehledy o individuálním čerpání mezd budou dostávat vedoucí středisek jednou měsíčně v elektronické formě.
• Přehled o úsporách mzdových prostředků z důvodu nemocnosti a zahraničních služebních cest
  Tyto přehledy jsou výstupem ze mzdového systému ELANOR. Oddělení PAM vyhotoví podklady za 1. pololetí, za 3. čtvrtletí a za měsíce říjen a listopad. Na základě těchto podkladů po korekci proděkany sekcí budou na základě jejich pokynů provedeny příslušné rozpočtové úpravy.
• Uzávěrky hospodaření Čerpání rozpočtu podléhá uzávěrkám v polovině roku, na konci 3. čtvrtletí a na konci roku. Postup a režim odsouhlasení čerpání a předávání požadavků na úpravy je upraven ve Směrnici o hospodářské agendě (příloha č.3).

V Praze dne 2. ledna 1997

Prof. RNDr. Bedřich Sedlák, DrSc.
děkan MFF UK

Přílohy

• Číselník středisek s uvedením odpovědných osob platný od 1.1.1997
• Schema podřízenosti pracovišť k číselníku středisek platnému od 1.1.1997