Směrnice děkana č. 15/2019

Oběh dokladů MFF UK

Obsah:
Úvod
I. Vymezení pojmů
II. Přehled účetních dokladů
III. Přehled ostatních dokladů
IV. Závěrečná ustanovení
Tabulková část

V souladu s ustanoveními zákona č.563/1991 Sb. o účetnictví, zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole, opatřením kvestorky č.4/2018 a předpisy souvisejícími vydávám tuto interní směrnici, která upravuje oběh a zpracování dokladů MFF UK.

I. Vymezení pojmů

Účetní doklady, písemnosti a podklady obíhají, jsou zpracovávány a zaúčtovány podle těchto zásad:

• všechny doklady a písemnosti vyhotovené a používané na MFF UK budou označeny jejím jménem (případně razítkem)
• všechny účetní doklady budou zařazeny do příslušné nepřerušené řady dokladů, opatřeny pořadovým číslem a zapsány do účetního deníku

Přezkušování účetního dokladu:

Účetním dokladem je vždy průkazný účetní záznam, který musí mít tyto náležitosti:

• označení účetního dokladu (pokud to nevyplývá z dokladu alespoň nepřímo)
• popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků
• peněžní částku nebo údaj o množství a ceně
• datum vyhotovení účetního dokladu
• datum uskutečnění účetního případu
• podpis osoby odpovědné za účetní případ
• podpis osoby odpovědné za jeho zaúčtování

Náležitosti účetního dokladu mohou být umístěny i v přílohách účetního dokladu.

Přezkušování účetního dokladu z hlediska věcného a formálního

Věcnou správnost účetního dokladu kontroluje (soulad účetní operace s obecně závaznými i interními předpisy, existenci operace a její oprávněnost, uvedené údaje se skutečností co do ceny, množství, kvality a dalších požadovaných parametrů). Věcnou správnost přezkušuje příkazce operace.

Potvrzuje:

• soulad údajů v účetním dokladu se skutečností co do ceny, množství kvality a dalších parametrů
• soulad údajů v účetním dokladu se smlouvou nebo objednávkou
• soulad operace se závaznými předpisy a její oprávněnost
• správnost data uskutečnění účetního případu

Formální správnost účetního dokladu (tj. úplnost všech náležitostí účetního dokladu, oprávnění zaměstnanců, kteří operaci nařídili nebo schválili, finanční krytí apod.) kontroluje před uskutečněním operace správce rozpočtu a po uskutečnění a za ni odpovídá příslušná účetní.

Oprávněnost zaměstnanců podepsaných na účetním dokladu se provádí porovnáním podpisu s podpisovým vzorem (kromě elektronicky schvalovaných dokumentů). Za vytvoření podpisových vzorů odpovídají pověření zaměstnanci a za aktualizaci a agendu podpisových vzorů odpovídá pracovnice HOSP. Formulář je k dispozici ve formulářích HOSP:
https://www.mff.cuni.cz/cs/vnitrni-zalezitosti/formulare

Opravy v účetních dokladech

Opravy v účetních dokladech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví. Oprava se provede přeškrtnutím tak, aby původní údaj zůstal čitelný, a musí být stvrzena podpisem oprávněné osoby.

Vymezení rolí odpovědných pracovníků pro účely této směrnice:

1. Zástupce MFF UK (děkan a tajemník fakulty) schvaluje a podepisuje jménem fakulty vše v souladu s pověřením v rozsahu delegovaných pravomocí, pokud Zákon o vysokých školách a další právní normy nestanoví jinak
2. Příkazce operace je zaměstnanec oprávněný hospodařit s vymezenou částí zdroje MFF UK: děkan, proděkan, vedoucí pracoviště, řešitel grantu nebo projektu, vedoucí oddělení, zaměstnanec odpovědný za jiné zdroje (dary, smluvní výzkum, hospodářská činnost)
3. Správce rozpočtu je zaměstnanec odpovědný za správu části rozpočtu. Správcem rozpočtu nesmí být osoba, která je zároveň příkazcem pro danou operaci.
4. Vedoucí zaměstnanec – ve smyslu Zákoníku práce (organizuje a řídí práci na jednotlivých stupních podle pracovní náplně)
5. Hmotně odpovědná osoba (HOO) odpovídá za hodnoty (peníze, zboží, materiál, ceniny apod.) svěřené k vyúčtování. Tito pracovníci mají podepsanou dohodu o hmotné odpovědnosti a v případě manka jsou povinni bez prokazování zavinění chybějící hodnoty neprodleně uhradit (presumpce viny).

Odpovědnost pracovníků za hospodářské operace musí být dokumentována na Podpisových vzorech k hospodářským operacím:  https://www.mff.cuni.cz/cs/vnitrni-zalezitosti/formulare.

Používané informační systémy:

iFIS – ekonomický systém umožňující zpracování účetnictví a daní
ESS – elektronická spisová služba umožňující evidenci, archivaci a skartaci došlé a odeslané pošty
SIS – studijní informační systém umožňující zpracování studijní agendy
CIS – VERSO – centralizovaný informační systém umožňující předběžnou kontrolu připravovaných operací a dále elektronické schvalování objednávek a likvidačních listů. Moduly Versa „Manažerský IS“ a „Služby řešitelům“ umožňují oprávněným zaměstnancům získávat informace o čerpání svěřených zdrojů, mzdách jednotlivých zaměstnanců, o svěřeném majetku apod.

Přehled používaných zkratek v této směrnici:

II. Přehled účetních dokladů

V příloze jsou tabulkovou formou popsány operace s účetními doklady a způsoby jejich přezkušování s uvedením konkrétních závazných termínů a odpovědnosti za zpracování, kontrolu a schvalování.

1) Žádanka, objednávka
2) Faktura dodavatele, likvidační list
3) Závazek, hrazený platební kartou
4) Faktura vydaná
5) Uvedení majetku do užívání
6) Vyřazení majetku
7) Manka a škody
8) Příjmový pokladní doklad
9) Výdajový pokladní doklad
10) Zálohy na výdaje
11) Pracovní cesty
12) Žádost o přeúčtování
13) Evidence smluvního výzkumu

III. Přehled ostatních dokladů

III. a) Doklady studijního oddělení

1) Diplom (Bc., Mgr., Ph.D., RNDr., CŽV)
2) Výkaz o celoživotním vzdělávání – U3V
3) Žádost, Prohlášení (Bc., Mgr., Ph.D.)
4) Přihláška (Bc., Mgr., Ph.D.)
5) Přihláška (RNDr., CŽV)
6) Zápis o závěrečné komisionální zkoušce v CŽV – kurzy M, F, I
7) Dodatek k diplomu (Bc., Mgr., Ph.D.)
8) Osvědčení o absolvování programu CŽV
9) Zadání bakalářské nebo diplomové práce
10) Zápis o státní závěrečné zkoušce Bc., Mgr. A Ph.D.
11) Potvrzení o studiu (Bc., Mgr., Ph.D., CŽV)
12) Písemný záznam a školící text o PO a BOZ pro studenty UK
13) Písemný záznam a školící text o PO a BOZ pro účastníky CŽV
14) Rozhodnutí o poplatku spojeném se studiem (Aj studium)
15) Rozhodnutí o odpuštění poplatku spojeného se studiem (Aj studium)
16) Rozhodnutí o udělení stipendia během studia (CLS studenti – Aj studium)
17) Erasmus +, Bilaterální smlouvy Erasmus +
18) Dohoda o poskytnutí grant. prostředků vyjíždějícím studentům Erasmus+
19) Erasmus + přihláška – přijíždějící studenti (či incoming studenti), stážisté
20) Erasmus + změny Learning Agreement (LA) přijíždějící studenti (incoming)
21) Erasmus + Výpis studijních výsledků – přijíždějící studenti (incoming)
22) Potvrzení Erasmus + pobytu – přijíždějící studenti (incoming), stážisté
23) Přijíždějící výměnní studenti na jiný typ dohod, Free Movers
24) Erasmus + přihláška – vyjíždějící studenti (outcoming), stážisté
25) Výpis studijních výsledků – přijíždějící studenti
26) Potvrzení pobytu – přijíždějící studenti (incoming)
27) Spis studenta (Bc., Mgr., RNDr., CŽV)
28) Spis uchazeče (Bc., Mgr., PhD.)
29) Stipendia poskytovaná studentům
30) Studentské fakultní granty
31) Protokol o zkoušce z anglického jazyka
32) Hodnocení studenta doktorského studia
33) Zápis o státní rigorózní zkoušce
34) Vysvědčení o státní rigorózní zkoušce – RNDr.
35) Posudek (bakalářské nebo diplomové) práce
36) Poplatky spojené se studiem – evidence
37) Posouzení středoškolského a vysokoškolského vzdělání
38) Posouzení vysokoškolského vzdělání získaného v zahraničí

III. b) Doklady zaměstnaneckého oddělení

1) Zpracování a výplata mezd
2) Kontrolní sestavy – měsíční uzavření mezd
3) Evidenční list důchodového pojištění
4) Dávky nemocenského pojištění
5) Ostatní nemocenské dávky
6) Daně
7) Požadavek na přeúčtování mezd
8) Pracovní smlouva, Dohoda o změně pracovní smlouvy
9) Dohoda o provedení práce
10) Dohoda o pracovní činnosti
11) Dohoda o hmotné odpovědnosti
12) Popis práce zaměstnance
13) Čestné prohlášení – zaměstnání v rámci UK
14) Záznam o školení o bezpečnosti práce
15) Žádost o rozvázání pracovního poměru, výpověď
16) Výstupní list zaměstnance
17) Zápočtový list – potvrzení o zaměstnání
18) Registrace zaměstnanců (cizinců)
19) Mzdový výměr
20) Návrh na odměnu zaměstnanci
21) Evidence pracovní doby
22) Příloha k evidenci docházky (hlášení zahraničních pobytů)
23) Výkaz odpracovaných hodin (směnný provoz)

III. c) Doklady oddělení pro vědu a zahraniční styky (OVZS)

1) CP – zahraniční pracovní cesta v rámci smluvní spolupráce
2) CP – vyúčtování pracovní cesty v rámci smluvní spolupráce
3) Přijetí zahraničního hosta
4) Přijetí zahraničního hosta v rámci smluvní spolupráce
5) Pracovní programy ke krátkodobým pobytům v rámci smluvní spolupráce
6) Zvací dopis zahraničním hostům
7) Dohoda o hostování, Závazek k úhradě nákladů na pobyt výzkumného pracov-níka na území ČR po skončení platnosti oprávnění k pobytu
8) Pořádání akce s mezinárodní účastí
9) Grantová přihláška pracovníka MFF UK
10) Smlouva, resp. Dodatek ke smlouvě o poskytnutí dotace na řešení projektu
11) Dodatek ke smlouvě o řešení části projektu – pracovník MFF UK hlavní řešitel
12) Dodatek ke smlouvě o řešení části projektu – pracovník MFF UK spoluřešitel
13) Průběžná, resp. Závěrečná zpráva o průběhu řešení projektu

IV. Přechodná a závěrečná ustanovení

Směrnice nabývá účinnosti dne 1. ledna 2020 a nahrazuje Směrnici děkana č. 3/2005.
Za kontrolu dodržování této směrnice odpovídá interní auditor.
Za aktualizaci směrnice odpovídá vedoucí hospodářského oddělení.

Navrhovatelé:

Ing. Dana Lanková, vedoucí hospodářského oddělení
JUDr. Dana Macharová, vedoucí studijního oddělení
Mgr. Tomáš Jančák, vedoucí zaměstnaneckého oddělení
Mgr. Milada Menšíková, vedoucí oddělení vědy a zahraničních styků

Směrnice byla schválena dne 18. 12. 2019,
vydána dne: 20. 12. 2019.

Schválil:

TABULKOVÁ ČÁST