Směrnice děkana č. 15/2020

Vnitřní kontrolní systém a vnitřní audit

Čl. 1.
Úvodní ustanovení

Cílem této směrnice je zlepšit kontrolní systém při nakládání s veřejnými prostředky na Matematicko-fyzikální fakultě Univerzity Karlovy (dále jen „fakulta“). Tato směrnice stanovuje rozsah pravomocí a odpovědností vedoucích zaměstnanců ve smyslu § 25 odst. 2 písm. a) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů.

Čl. 2.
Vnitřní kontrolní systém fakulty

1. V souladu s § 24 a 28 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů, Statutem MFF UK a podle Opatření rektora č. 35/2017 je za zavedení a udržování vnitřního kontrolního systému na fakultě odpovědný děkan. Povinnosti děkana uplatněné adekvátně na fakultu, jsou stanoveny v čl. 2 a čl. 3 zmíněného Opatření rektora.
2. Všichni vedoucí zaměstnanci fakulty jsou v rámci vymezených povinností, pravomocí a odpovědností povinni zajistit fungování vnitřního kontrolního systému. Současně jsou povinni podávat děkanovi včasné a spolehlivé informace o výsledcích dosahovaných při plnění stanovených úkolů, o vzniku významných rizik, o závažných nedostatcích v činnosti fakulty a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě.

Čl. 3.
Řídicí kontrola

1. Děkan určí, kdo je hlavním účetním, a pro každý zdroj určí, kdo je příkazcem operace a správcem rozpočtu.
2. Příkazcem operace může být děkan nebo jiný vedoucí pracovník pověřený k nakládání s veřejnými prostředky (např. tajemník, proděkan, vedoucí pracoviště, vedoucí oddělení děkanátu, řešitel projektu). Správcem rozpočtu může být tajemník, proděkan, vedoucí hospodářského oddělení nebo jiný zaměstnanec, pokud není příkazcem operace.
3. Uvnitř fakulty musí být zajištěna předběžná, průběžná a následná kontrola.

Čl. 4
Vnitřní audit

1. Vnitřní audit dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), v platném znění, zajišťuje referát vnitřního auditu a právních služeb (dále RIA), který je na fakultě zřízen v souladu s Opatřením rektora č. 35/2017 a v souladu s touto směrnicí jako funkčně nezávislý útvar, organizačně oddělený od řídicích výkonných struktur.
2. Předmětem činnosti RIA je nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému, které zjišťuje:
   1. zda jsou na fakultě dodržovány právní předpisy, příslušné vnitřní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy,
   2. zda rizika vztahující se k činnosti fakultě jsou včas rozpoznávána a zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění,
   3. zda řídicí kontroly poskytují děkanovi spolehlivé a včasné provozní, finanční a jiné informace,
   4. zda jsou plněna provozní a finanční kritéria,
   5. zda zavedený vnitřní kontrolní systém je dostatečně účinný, reaguje včas na změny ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek,
   6. zda dosažené výsledky při plnění rozhodujících úkolů fakulty poskytují dostatečné ujištění, že schválené záměry a cíle budou splněny.
3. Na základě svých zjištění předkládá RIA děkanovi doporučení ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo ke zmírnění rizik a k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků.

Čl. 5
Plány vnitřního auditu

1. Na základě vyhodnocení vlastních kontrolních zjištění zajišťuje RIA tvorbu střednědobých a ročních plánů vnitřního auditu, které v souladu s cíli fakulty a jejími potřebami stanoví priority činnosti vnitřního auditu.
2. Přípravu střednědobých a ročních plánů projedná vedoucí RIA s kolegiem děkana a bere přitom v úvahu jeho doporučení. Střednědobé a roční plány vnitřního auditu schvaluje děkan.
3. Při sestavování plánů RIA vychází zejména:
   1. z hodnocení rizik u jednotlivých činností fakulty,
   2. ze skutečností zjištěných předchozími audity RIA nebo jinými kontrolními orgány,
   3. z doporučení děkana fakulty,
   4. z návrhů orgánů fakulty a návrhů vedoucích zaměstnanců fakulty,
   5. z potřeby koordinace s kontrolními aktivitami orgánů fakulty nebo externích kontrolních orgánů.
4. Na podnět děkana může RIA ve zvlášť odůvodněných případech operativně zařadit vykonání auditu mimo schválený roční plán. Tento operativní audit má přednost před plánovaným auditem dle ročního plánu.

Čl. 6
Průběh vnitřního auditu

1. Vnitřní audit je prováděn po předchozím pověření děkanem k provedení auditu (vzor č. 1) a je vykonáván v souladu s tímto pověřením na určeném pracovišti, či stanovené části pracoviště, na jednotlivé činnosti nebo aktivity na fakultě. Auditor předem písemně oznámí program vnitřního auditu vedoucímu auditovaného pracoviště nebo zaměstnanci odpovědnému za auditovanou část pracoviště nebo auditovanou činnost či aktivitu. (vzor č. 2).
2. Při výkonu vnitřního auditu auditor získává, ověřuje, analyzuje, vyhodnocuje a zaznamenává informace a shromažďuje podklady (vzor č. 3).
3. O výsledcích a závěrech z vykonaného auditu se pořizuje písemná zpráva (vzor č. 4), kterou RIA předkládá děkanovi.
4. Před předáním příslušné zprávy děkanovi zajistí vnitřní auditor projednání zjištěných závěrů z vykonaného auditu s příslušným vedoucím zaměstnancem odpovědným za auditovanou činnost. O tomto projednání je sepsán zápis (vzor č. 5), který je součástí zprávy o výsledcích vykonaného vnitřního auditu.

Čl. 7
Roční zpráva o výsledcích vnitřního auditu

1. Výsledky činnosti RIA jsou souhrnně uváděny v roční zprávě předkládané děkanovi, jejímž předmětem jsou především:
   1. hodnocení kvality vnitřního kontrolního systému fakulty,
   2. analýza případného výskytu závažných nedostatků, které nepříznivě ovlivnily činnost fakulty, včetně nedostatků ve fungování vnitřního kontrolního systému, a které byly důvodem snížení její finanční výkonnosti,
   3. případná zjištění o skutečnostech, které by mohly způsobit neúplnost nebo neprůkaznost účetnictví,
   4. v případě potřeby doporučení ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti fakulty a jejího vnitřního kontrolního systému.

Čl. 8
Závěrečná ustanovení

1. Směrnice děkana č. 2/2006, o zabezpečení interního auditu a finanční kontroly, se zrušuje. Opatření děkana „Vnitřní kontrolní systém (kontrolní řád)“ ze dne 31. 8. 2006 se zrušuje.
2. Tato směrnice nabývá účinnosti dne 14. 8. 2020.

Navrhovatel:
Ing. Š. Jelínková, referát interního auditu a právních služeb (RIA).

Schválil:

Přílohy

• Vzor č. 1: Pověření [ DOCX | RTF | PDF ]
• Vzor č. 2: Program vnitřního auditu [ DOCX | RTF | PDF ]
• Vzor č. 3: Záznam auditora [ DOCX | RTF | PDF ]
• Vzor č. 4: Zpráva z vnitřního auditu [ DOCX | RTF | PDF ]
• Vzor č. 5: Záznam z projednání zprávy o provedeném vnitřním auditu [ DOCX | RTF | PDF ]