Čj. UKMFF/312418/2022

Opatření tajemníka č. 1/2022
Zavedení služeb Microsoft 365 a jednotných e-mailových adres na děkanátu MFF UK

Toto opatření upravuje podmínky zavedení a provozu služeb Microsoft 365 (dále jen M365) a jednotných e-mailových adres na děkanátu Matematicko-fyzikální fakulty (dále jen MFF UK).

Čl. 1
Základní pojmy

Pro účely tohoto opatření se rozumí pod pojmem:

• Služby: souhrnné označení funkcionalit cloudových služeb M365, zpřístupněných všem aktivním uživatelům informačních systémů UK Ústavem výpočetní techniky UK (ÚVT UK).
• Aplikace: souhrnné označení pro instalované aplikace (tzv. těžké klienty) M365, dostupné MFF UK zejména na základě objednávek dle Rámcové dohody č. UKRUK/294267/2019 o zajištění softwarových licencí a souvisejících služeb pro osobní počítače a servery užívané na Univerzitě Karlově (dále jen Rámcová dohoda).
• Administrátor: příslušný zaměstnanec či skupina zaměstnanců útvaru ÚVT UK pověřený poskytováním podpory pro Služby využívané na fakultách a součástech UK.
• Děkanátní podpora: příslušný zaměstnanec či skupina zaměstnanců útvaru 728. PSíK MFF UK pověřený dílčími úkony spojenými s provozem Služeb na MFF UK.
• Uživatel: zaměstnanec děkanátu MFF UK

Čl. 2
Předmět úpravy

1. Na základě dopisu rektora ze dne 12. července 2021 (UKRUK/317853/2021) (dále jen Dopis), bylo vedením fakulty rozhodnuto, že e-mailové adresy děkanátu budou sjednoceny pod doménou @matfyz.cuni.cz
2. Sjednocené adresy e-mailové schránky budou provozovány v systému M365.
3. Uživatelům budou nainstalovány aplikační balíky M365, které budou následně považovány za standardní vybavení pracovních stanic.
4. Uživatelé budou informováni o dostupných Službách M365 a proškoleni z hlediska užívání těchto Služeb.

Čl. 3
Zavedení Služeb a instalace Aplikací

1. Poskytovatelem všech konfiguračních a administrátorských činností pro Služby je Administrátor.
2. Koordinací převodu e-mailových účtů na technologii M365 a sjednocením e-mailových adres je pověřeno oddělení 728. PSÍK, a to včetně harmonogramu převodu a koncepce převodu.
3. Původní adresy na doméně dekanat.mff.cuni.cz zůstanou po dobu nejméně jednoho roku funkční, technicky dojde k jejich přesměrování na doménu matfyz.cuni.cz. Zastaralé adresy budou po dohodě s vedoucími oddělení zrušeny.
4. Koordinací instalace Aplikací na MFF UK je pověřeno oddělení 728. PSÍK.
5. Harmonogram zavedení Služeb je stanoven po konzultaci s Administrátorem.

   5.1. Zajištění součinnosti Administrátora a Děkanátní podpory zastřešuje Tajemník fakulty.

   5.2. Detailní harmonogram není součástí tohoto opatření, cílem je přesunout nejméně 60 % uživatelů do 30. 6. 2022 a zbytek do konce roku 2022.

6. Děkanátní podpora zajistí školení Uživatelů vždy po převedení Uživatelů do systému M365.

Čl. 4
Provoz Služeb

1. Dostupnost Služeb a jejich jakost je stanovena Rámcovou dohodou.
2. Všeobecnou podporu Uživatelů při provozu Služeb zajišťuje Děkanátní podpora, a přitom pro úkony, které nemůže na M365 provádět, využívá Administrátora na adrese podpora365@ruk.cuni.cz

   2.1. Reakční doba a obdobné podmínky této podpory jsou stanoveny Administrátorem.

3. Děkanátní podpora zajišťuje podporu pro:

   3.1. Školení uživatelů

   3.2. Instalované Aplikace

   3.3. Integraci Služeb s fakultními systémy

4. Uživatelé nesou plnou odpovědnost za vlastní uživatelská data umístěná zejména ve službách OneDrive, SharePoint, Teams, a dalších cloudových aplikacích včetně e-mailu.

   4.1. Tyto služby umožňují uživatelsky nastavitelné sdílení a zpřístupnění dat. Za uživatelské nastavení nese plnou odpovědnost Uživatel. Děkanátní podpora poskytuje při nastavení uživateli součinnost, je-li potřeba.

   4.2. Administrátor ani Děkanátní podpora nemůže zajistit obnovu smazaných uživatelských dat nebo upravit uživatelské možnosti sdílení/zpřístupnění jinými prostředky, než které má k dispozici přímo uživatel.

Čl. 5
Přechodná a závěrečná ustanovení

1. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek MFF UK, nejdříve však dnem 15. 6. 2022
2. Osobami odpovědnými za provádění tohoto opatření stanovuji 728. PSIK.

Navrhovatelé:
Karel Nevšímal, 728. PSIK
Pavel Zakouřil, 728. PSIK
Jiří Skalický, 738. SPR

Opatření bylo projednáno vedením MFF UK dne 27. 4. 2022.

Schválila dne 10. 6. 2022

Ing. Blanka Svobodová
tajemnice MFF UK