1. Obecné náležitosti a vymezení odpovědnosti

MFF UK využívá pro ubytování svých hostů prostory, které jsou v následujících lokalitách fakulty:
budova Sokolovská 83 (dále jen objekt Karlín):

přízemí: dvoulůžkový pokoj

1. patro: dvoupokojový byt (3 lůžka + 2 přistýlky)

2. patro: dvoupokojový byt (2 lůžka + 2 přistýlky)

3. patro: jednopokojový byt (1 lůžko + 1 přistýlka)

budova Ke Karlovu 5 (dále jen objekt Karlov):

jednolůžkový pokoj s přistýlkou

jednolůžkový pokoj

Za organizaci ubytování v obou objektech plně zodpovídá vedoucí oddělení pro vědu a zahraniční styky (OVZS). Při této činnosti se řídí pokyny příslušného proděkana. Za provozní zabezpečení odpovídá vedoucí správy budov (SB).

2. Využívání zařízení

Zařízení je určeno k ubytování hostů MFF UK přijímaných k pobytům v délce zpravidla 1 - 2 týdny a k ubytování hostujících profesorů.

3. Objednávky a rezervace

Rezervace (jméno hosta, termín návštěvy) přijímají pracovnice OVZS zpravidla ne dříve než 4 měsíce před příjezdem hosta (s větším předstihem pouze u schválených akcí s mezinárodní účastí organizovaných či spoluorganizovaných fakultou). V případě nejasností rozhodne o rezervaci proděkan pro vědu a zahraniční styky. OVZS také vede evidenci obsazení jednotlivých pokojů. Závaznou objednávku je nutné předložit 1 měsíc před příjezdem hosta. Zrušit závaznou objednávku lze nejpozději 7 kalendářních dnů před dnem příjezdu hosta. Pokud nebude tento termín dodržen, je pracoviště pečovatele povinno uhradit náklady spojené s ubytováním tak, jako kdyby návštěva proběhla. O náhradním využití rozhodne vedoucí OVZS.

Závazné objednávky se zasílají po předchozím potvrzení rezervace (telefonicky, e-mailem) na NL 2 podepsaném odpovědným pracovníkem podle Příkazu děkana č. 15/1993 (Směrnice pro zahraniční styky). Na NL 2 je potvrzen i zdroj a způsob úhrady ubytování.

4. Pečovatel

Každému hostu je přidělen pečovatel. Pečovatel zabezpečuje veškeré organizační záležitosti spojené s ubytováním hosta. Od hostů - samoplátců přijímá proti potvrzení úhradu za ubytování a skládá ji po odjezdu hosta v pokladně MFF.

5. Ubytovatel

V každém z objektů Karlín i Karlov je stanoven jeden ubytovatel. Ubytovatelé dostávají od OVZS písemně s předstihem informaci o obsazení pokojů (jméno hosta, země, termín pobytu, pečovatel, pracoviště pečovatele). Ubytovatel vydává pečovateli klíče pro hosta proti podpisu, jemu pečovatel vrací klíče po odjezdu hosta. Ubytovatel zodpovídá za provozní zabezpečení zařízení (výměna lůžkovin, zajištění úklidu, hlášení závad apod.). Ubytovatel v rámci své činnosti podléhá vedoucímu SB. Konkrétní vymezení povinností zajišťovaných ubytovatelem a pověřenými pracovníky SB je obsaženo v příloze.

6. Klíče

Klíče a náhradní klíče od zařízení v daném objektu jsou uloženy u ubytovatele tohoto objektu. Jeden exemplář klíčů od obou objektů je uložen u tajemníka fakulty, na OVZS a v zapečetěné obálce ve vrátnici příslušného objektu.

7. Příjezd a odjezd hosta

Pokoj je v den příjezdu hostovi k dispozici od 13 hodin. V den odjezdu je host povinen opustit pokoj do 11 hodin. Výjimky může povolit ubytovatel po dohodě s pečovatelem.

8. Úhrada

Zdroj a způsob úhrady je uveden na objednávce (NL 2). Cena za 1 lůžko/den je uvedena v Ceníku prací a materiálu MFF (viz Ceník prací, služeb a materiálu).

Vedoucí OVZS předkládá hospodářskému oddělení (HO) měsíčně seznam hostů s uvedením zdroje a způsobu úhrady. Převod prostředků ve prospěch střediska 941 - Režie MFF provádí HO.

9. Škody

Případné škody způsobené hostem budou hrazeny v plné výši pracovištěm pečovatele. O škodě je ubytovatel povinen vyhotovit zápis, který podepíše společně s pečovatelem. Pečovatel může při zápisu uplatnit své námitky. O případných sporech rozhodne tajemník fakulty.

10. Příloha

Příloha této směrnice zahrnuje jména ubytovatelů s vymezením konkrétních povinností a případnou vazbu na povinnosti pracovníků SB. Tato příloha může být rozhodnutím tajemníka fakulty kdykoli upravena v souladu s aktuálním personálním zabezpečením ubytovacích služeb.

11. Platnost a účinnost

Tato směrnice nahrazuje Interní směrnici MFF UK, kterou se upravuje organizační a provozní zajištění prostor využívaných pro ubytování hostů fakulty ze dne 1. července 1999 a je účinná od 1. ledna 2002.

V Praze dne 14. ledna 2002

Příloha k provoznímu zajištění prostor využívaných pro ubytování hostů fakulty

Ubytovatelé:

• ubytovatelem pro objekt Karlín je určen p. Karel Sobota (SB, tel.: 22191 3257)
• ubytovatelem pro objekt Karlov je určena pí Vlasta Šestáková (SB, tel.: 22191 1322)

Popis práce ubytovatele:

• podléhá svou činností vedoucímu SB (tel.: 22191 2116)
• ubytovává hosta výhradně dle rozpisu dodaného OVZS
• spolupracuje s pečovatelem
• vydává pečovateli proti podpisu klíče od pokoje
• zodpovídá za provozní zabezpečení pokoje
• zajišťuje:
  • výměnu lůžkovin po odjezdu resp. před příjezdem hosta, při delším pobytu po každých 7 dnech, včetně zajištění odvozu do prádelny a zpět
  • celkový úklid pokoje po odjezdu resp. před příjezdem hosta , při delším pobytu každý 2. den
  • průběžné doplňování a výměnu hygienických potřeb (toaletní papír, mýdlo, ručníky a utěrky - každý 3. den)
  • hlášení závad kontaktnímu pracovníkovi Správy budov, který zabezpečí jejich odstranění
• přebírá pokoj po odjezdu hosta od pečovatele, v případě vzniklé škody způsobené hostem
• pořizuje zápis o škodě

Povinnosti SB:

• vedoucí SB určuje pracovníky, kteří zabezpečují všechny činnosti spojené s provozem příslušných pokojů (pokud tento pracovník není zároveň i ubytovatelem)
• tito pracovníci SB se při své činnosti řídí pokyny ubytovatele
• náklady spojené s vybavením a provozem pokojů jsou hrazeny z rozpočtu SB, z rozpočtu SB jsou hrazeny i mzdy ubytovatelů, ubytovatelé uzavřou s fakultou souběžný pracovní poměr