Opatření děkana č. 12/2023

Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu a pro dynamický nákupní systém na MFF UK

V návaznosti na ustanovení zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále také „ZZVZ“), a s odvoláním na Opatření rektora č. 30/2020 účinné od 1. 7. 2020, která stanovují pravidla pro zadávání veřejných zakázek na Univerzitě Karlově včetně pravidel pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (dále také „VZMR“), vydávám toto opatření upravující pravidla pro zadávání VZMR a pravidla zadávacích řízení v režimu dynamického nákupního systému v podmínkách Univerzity Karlovy, Matematicko-fyzikální fakulty (dále také „MFF UK“).

Čl. 1
Úvod, vymezení pojmů

1. Všichni zaměstnanci MFF UK jsou povinni při zadávání veřejných zakázek dodržovat ustanovení ZZVZ, související platné obecně závazné právní předpisy a ustanovení Opatření rektora č. 30/2020.
2. Zadávajícím útvarem se rozumí
   1. fakultní pracoviště dle přílohy č. 1 Statutu Matematicko-fyzikální fakulty Univerzity Karlovy, Organizační řád, ze dne 14. června 2017 (dále jen „OŘ“), čl. 3 odst. 1,
   2. jiné fakultní pracoviště (OŘ, čl. 5),
   3. účelové zařízení (OŘ, čl. 6),
   4. děkanát, případně oddělení děkanátu (OŘ, čl. 7). Povinnosti zadávajícího útvaru jsou stanoveny v čl. 6 Opatření rektora č. 30/2020.
3. Odpovědnou osobou se podle tohoto opatření rozumí příkazce operace zadávajícího útvaru, který je zodpovědný za dodržování níže popsaných postupů. K jednotlivým procesním krokům může pověřit jiného zaměstnance MFF UK, odpovídá však za správnost jejich dodržování.
4. Administrátorem (též fakultním administrátorem) se podle tohoto opatření rozumí osoba v zaměstnaneckém poměru k MFF UK, která odpovídá za administraci veřejných zakázek fakulty.
5. Externím administrátorem se podle tohoto opatření rozumí fyzická nebo právnická osoba, která není zaměstnancem MFF UK a se kterou má MFF UK z pozice zadavatele uzavřenou smlouvu nebo rámcovou dohodu na administraci veřejných zakázek a souvisejících služeb. Externímu administrátorovi je umožněn přístup do webového portálu profilu zadavatele a příslušného elektronického nástroje pro komunikaci.
6. Veřejnou zakázkou malého rozsahu je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší níže uvedeným částkám, a to v případě veřejné zakázky
   1. na dodávky nebo na služby částce 2 000 000 Kč (bez DPH),
   2. na stavební práce částce 6 000 000 Kč (bez DPH).

Čl. 2
Všeobecná ustanovení

1. V souladu s § 6 ZZVZ je třeba vždy dodržovat zásady transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení, zákazu diskriminace, dále zásady účelnosti, hospodárnosti, efektivnosti, a za předpokladu, že to bude vzhledem k povaze a smyslu zakázky možné, rovněž zásady sociálně odpovědného zadávání, environmentálně odpovědného zadávání a inovací.
2. Smlouvy i objednávky v hodnotě nad 49 999,99 Kč bez DPH podléhají uveřejnění v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů. Bezprostředně po uzavření smlouvy, resp. oboustranném potvrzení objednávky, odpovědná osoba (ve smyslu čl. 1 odst. 3 tohoto opatření) postoupí, případně ověří, že smlouva, resp. objednávka byla postoupena oddělení děkanátu 721. Sekretariát (SEKR), které odpovídá za evidenci a uveřejnění výše uvedených dokumentů v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů. Uzavřené smlouvy, resp. oboustranně potvrzené objednávky nabývají účinnosti dnem jejich uveřejnění v registru smluv.
3. Za střet zájmů se považuje situace, kdy zájmy osob, které
   1. posuzují a hodnotí nabídky,
   2. se podílejí na průběhu zadávacího řízení, nebo
   3. mají nebo by mohly mít vliv na výsledek zadávacího řízení,

   ohrožují jejich nestrannost nebo nezávislost v souvislosti se zadávacím řízením. Zájmem osob se rozumí zájem získat osobní výhodu nebo snížit majetkový nebo jiný prospěch zadavatele.

4. Osoby uvedené v čl. 1 odst. 3 tohoto opatření nesmějí být ve střetu zájmů ve smyslu § 44 ZZVZ a musejí zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se dozvědí v průběhu posouzení a hodnocení nabídek.
5. Odpovědná osoba zahájí zadávací (výběrové) řízení (dle čl. 2 odst. 4 a 5 Opatření rektora č. 30/2020) zadáním Nového záznamu žádanky ve fakultním Centralizovaném informačním systému VERSO (dále také „Verso“). Schválením této žádanky ve Versu je zahájena realizace zadávacího řízení.
6. V případě, že veřejná zakázka je (resp. bude) spolufinancována z mimouniverzitních finančních prostředků z veřejných zdrojů (z finančních prostředků ČR nebo Evropské unie; dále jen z mimouniverzitních prostředků) platí, že:
   1. při spoluúčasti mimouniverzitních prostředků alespoň z 50 %, postupuje zadavatel podle pravidel stanovených pro poskytování těchto prostředků, pokud jsou taková pravidla stanovena; toto opatření se v takovém případě nepoužije;

      nebo

   2. při spoluúčasti mimouniverzitních prostředků z méně než 50 % postupuje zadavatel podle tohoto opatření a podle pravidel stanovených pro poskytování těchto prostředků, pokud jsou taková pravidla stanovena. V případě rozporu tohoto opatření se stanovenými pravidly pro poskytování mimouniverzitních prostředků je zadavatel povinen řídit se pravidly stanovenými pro poskytování mimouniverzitních prostředků.
7. V případě, že veřejná zakázka je (resp. bude) spolufinancována z mimouniverzitních finančních prostředků čerpáním z veřejných zdrojů Evropské Unie (zpravidla z operačního programu prostřednictvím MŠMT nebo z programů Evropské Komise)¹, odpovědná osoba a/nebo administrátor, popř. externí administrátor, vždy nad rámec požadavků vymezených tímto opatřením zajistí doklady o neexistenci střetu zájmů ve smyslu čl. 2 odst. 3 a odst. 4 tohoto opatření, o neexistenci střetu zájmů ve smyslu § 4b zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, (dále jen „ZoSZ“), a prověří skutečné majitele dodavatele, příp. poddodavatele, včetně skutečnosti, zda se na ně nevztahují mezinárodní sankce dle § 48a ZZVZ.
8. Veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou vyšší než 2 000 000 Kč (bez DPH) na dodávky a služby, a veřejné zakázky na stavební práce s předpokládanou hodnotou vyšší než 6 000 000 Kč bez DPH (srov. čl. 1 odst. 6 tohoto opatření), případně jiné druhy zadávacích řízení, se řídí ZZVZ a mohou být zadávány externím administrátorem. Zadávací řízení je zahájeno na základě předběžného schválení ve smyslu čl. 8 Opatření rektora č. 30/2020 (viz formulář na konci zmíněného opatření rektora), předaného prostřednictvím Elektronického systému spisové služby UK (dále jen „ESSS UK“) na oddělení děkanátu 738. Správní oddělení.

Čl. 3
Předpokládaná hodnota zakázky a předmět plnění

1. Odpovědná osoba specifikuje předmět plnění VZMR a je pro tento účel kontaktní osobou pro administrátora, příp. externího administrátora.
2. Odpovědná osoba je povinna určit předpokládanou výši peněžitého závazku vyplývající pro zadavatele z plnění zakázky. Při stanovení předpokládané hodnoty zakázky je rozhodná cena bez DPH, a to cena ke dni odeslání nebo zveřejnění výzvy k podání nabídky.
3. Předpokládaná hodnota zakázky se stanoví na základě údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění. Nemá-li odpovědná osoba takové informace k dispozici, vychází z informací získaných průzkumem trhu, předběžnými tržními konzultacemi nebo jiným vhodným způsobem (například z veřejně dostupných ceníků, údajů z registru smluv apod.).
4. Předpokládaná hodnota zakázky zahrnuje veškeré závazky vyplývající z budoucího plnění v dané oblasti, které tvoří jeden funkční celek za 12 měsíců (u veřejných zakázek pravidelné povahy za dobu trvání smluvního vztahu, je-li doba trvání smlouvy 48 měsíců nebo kratší), nebo které tvoří jeden funkční celek za 48 měsíců (u smlouvy na dobu neurčitou nebo smlouvy s dobou trvání delší než 48 měsíců). V odůvodněných případech zahrnuje i náklady životního cyklu.
5. V případě zadávání výběrového řízení na opakující se služby může administrátor do předpokládané ceny zahrnout i případnou opci, která po ukončení platnosti související smlouvy umožní prodloužit trvání této smlouvy formou dodatku. Takový postup je možné opakovat, nejvýše však do celkové souhrnné výše finančního plnění 2 000 000 Kč bez DPH nebo maximálně po dobu 6 let od uzavření smlouvy. Výběrové řízení se pak řídí níže popsanými postupy pro VZMR III. kategorie.
6. Doklady ke stanovení předpokládané hodnoty VZMR se uchovají po dobu určenou platným Spisovým řádem UK jako součást dokumentace.

Čl. 4
Druhy VZMR

1. Veřejnou zakázku malého rozsahu definovanou finančními limity v čl. 1 odst. 6 tohoto opatření a podrobněji rozčleněnými níže v čl. 5 lze dle tohoto opatření kategorizovat jako veřejnou zakázku:
   1. na služby,
   2. na stavební práce,
   3. na dodávky zboží z oblasti informační a komunikační technologie (dále „ICT“),
   4. na dodávky ostatního zboží.
2. Při zadávání VZMR na služby se postupuje způsobem uvedeným v čl. 5 tohoto opatření podle finančního limitu VZMR.
3. Zadávání VZMR na stavební práce je v kompetenci odpovědné osoby oddělení děkanátu 731. Správa budov, která postupuje způsobem uvedeným v čl. 5 podle finančního limitu VZMR.
4. Při zadávání VZMR na dodávky ICT se postupuje s ohledem na aktuální obsah volné přílohy č. 1 tohoto opatření, která vyčlení buď:
   1. základní spotřební ICT zboží definované volnou přílohou č. 1 tohoto opatření jako Sortiment rámcové dohody, které je možné pořizovat přímou objednávkou u dodavatele prostřednictvím zaměstnance 738. Správní oddělení, nebo 728. Správa počítačové sítě Karlov a centrálního počítačového uzlu, případně jiného pověřeného zaměstnance, nebo objednávkovým systémem Verso, je-li do něj dodavatel implementován, a to po dobu platnosti rámcové dohody uvedené ve shora zmíněné volné příloze,

      nebo:

   2. ICT zboží, které není uvedeno ve volné příloze č. 1 tohoto opatření Sortiment rámcové dohody a pořizuje se postupem zavedeného dynamického nákupního systému (dále také „DNS“) podrobně popsaného v čl. 6 tohoto opatření.
5. Při zadávání VZMR na dodávky ostatního zboží se postupuje způsobem uvedeným v čl. 5 tohoto opatření podle finančního limitu VZMR.

Čl. 5
Kategorizace VZMR podle finančních limitů, pravidla a postupy zadávání

Opatřením rektora č. 30/2020 jsou limity jednotlivých kategorií VZMR stanoveny takto:

Oddíl A – VZMR I. kategorie

Veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky a služby do 100 000 Kč (bez DPH) a VZMR na stavební práce do 200 000 Kč (bez DPH) dle čl. 4 odst. 1 a), b) a d), v souladu s čl. 6 tohoto opatření.

1. Zadávání zakázek je plně v kompetenci zadávajícího útvaru. Dodávku, službu či stavební práci lze zadat přímo jednomu dodavateli. Příkazce operace schvaluje zadávání této VZMR způsobem popsaným v čl. 2 odst. 5 tohoto opatření. V případě VZMR s hodnotou převyšující 49 999,99 Kč (bez DPH) vyhotoví odpovědná osoba Záznam o průběhu VŘ I. kategorie (viz Příloha č. 1 tohoto opatření), který bude součástí dokumentace.
2. Odpovědná osoba odpovídá za zkompletování dokumentace a její archivaci dle platného Spisového řádu UK.

Oddíl B – VZMR II. kategorie

Veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky a služby v rozmezí od 100 000,01 Kč do 500 000,– Kč (bez DPH) a VZMR na stavební práce v rozmezí od 200 000,01 Kč do 2 000 000,– Kč (bez DPH) dle čl. 4 odst. 1 a), b) a d), v souladu s čl. 6 tohoto opatření.

1. Zadávání VŘ II. kategorie je plně v kompetenci zadávajícího útvaru. V těchto případech je třeba oslovit minimálně tři dodavatele písemnou formou (např. e-mailem). V případě, že není doručena žádná nabídka splňující zadávací podmínky, může oprávněná osoba zadat zakázku přímo dodavateli, a to při respektování ustanovení čl. 2 odst. 1 tohoto opatření. Příkazce operace schvaluje zadávání této VZMR způsobem popsaným v čl. 2 odst. 5 tohoto opatření. Odpovědná osoba vyhotoví Záznam o průběhu VŘ II. kategorie (Příloha č. 2 tohoto opatření), který bude součástí dokumentace.
2. Odpovědná osoba odpovídá za zkompletování dokumentace a její archivaci dle platného Spisového řádu UK.

Oddíl C – VZMR III. kategorie

Zakázky malého rozsahu na dodávky, služby v rozmezí od 500 000,01 Kč do 2 000 000,–Kč (bez DPH) a VZMR na stavební práce v rozmezí od 2 000 000,01 Kč do 6 000 000,– Kč (bez DPH) dle čl. 4 odst. 1 a), b) a d), v souladu s čl. 6 tohoto opatření.

1. VZMR III. kategorie se zcela řídí pravidly v Opatření rektora č. 30/2020, zejména postupy popsanými v části druhé, hlavě čtvrté.
2. Tyto zakázky jsou vždy administrovány fakultním, případně externím administrátorem. Příkazce operace schvaluje zadávání této VZMR způsobem popsaným v čl. 2 odst. 5 tohoto opatření.
3. Odpovědná osoba spolupracuje s administrátorem na postupu v souladu s čl. 2 odst. 1 tohoto opatření a Opatřením rektora č. 30/2020, část třetí odst. 3 a následující, především při vyplňování formuláře „Kontrolní seznam“, uveřejněného na stránkách UK: https://cuni.cz/UK-10376.html
4. V případě, že nebyly podány žádné nabídky nebo žádosti o účast ve VŘ, postupuje se přiměřeně analogicky s § 63 odst. 1 ZZVZ v režimu jednacího řízení bez uveřejnění.
5. Osoba odpovědná za plnění smlouvy uzavřené v rámci VZMR III. kategorie a II. kategorie bezodkladně předá v případě stavebních prací s finančním limitem od 500 000 Kč (bez DPH) (oddíl B tohoto článku) informace o uzavřených dodatcích ke smlouvě, o ukončení platnosti smlouvy a o skutečné výši finančního plnění vyplývající z této smlouvy, případně poskytne jinou potřebnou součinnost oddělení děkanátu 738. Správní oddělení. Na základě těchto sdělení uveřejní administrátor v souladu s § 219 ZZVZ nejpozději do 3 měsíců od splnění smlouvy na profilu zadavatele výši skutečně uhrazené ceny za plnění smlouvy, na kterou se vztahuje povinnost uveřejnění. U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní administrátor nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku cenu za plnění smlouvy v předchozím kalendářním roce.
6. Za zkompletování a archivaci dokumentace dle platného Spisového řádu UK zodpovídá fakultní administrátor, a to i v případě administrace výběrového/zadávacího řízení externím administrátorem.
7. Zadávací řízení pro veřejné zakázky s hodnotou nad 5 000 000 Kč (včetně DPH) lze zahájit pouze s předchozím písemným souhlasem rektora nebo kvestora na základě Předběžného schválení (viz Opatření rektora č. 30/2020, Příloha č. 1 – Základní náležitosti předběžného schválení). Žádost musí být nejdříve předložena děkanovi fakulty, příp. tajemníkovi fakulty, prostřednictvím ESSS UK.

Čl. 6
Dynamický nákupní systém

1. Zadávání veřejných zakázek na dodávky ICT vybavení se realizuje v dynamickém nákupním systému prostřednictvím elektronického tržiště E-ZAK. Nákupy dodávek ICT vybavení v DNS zahrnuje standardní ICT, tj. především: osobní počítače, tablety, notebooky, tiskárny, externí disky, monitory, servery, switche a ostatní ICT materiál. Sortiment je definovaný číselníkem jednotného klasifikačního systému pro veřejné zakázky (dále „CPV kódy“) a je podrobně rozepsaný ve volné příloze č. 2 tohoto opatření Rozpis CPV kódů.
2. Tyto zakázky jsou zadávány oddělením děkanátu 738. Správní oddělení. Zadávací řízení je zahájeno v souladu s čl. 2 odst. 5 tohoto opatření.
3. Odpovědná osoba vypracuje technickou specifikaci požadovaného ICT vybavení ve spolupráci s příslušným zaměstnancem správy počítačových sítí, kterou zasílá oddělení děkanátu 738. Správní oddělení. Pravidla pro formát technické specifikace jsou určena v čl. 2 odst. 1 tohoto opatření.
4. V případě DNS odešle oddělení děkanátu 738. Správní oddělení každé čtvrtletí do Věstníku veřejných zakázek oznámení o výsledku zadávacího řízení na k tomu určeném formuláři.

Čl. 7
Výjimky z postupu

1. Výjimky z postupu popsané v odst. 2 tohoto článku jsou stanoveny s ohledem na čl. 12 odst. 1 Opatření rektora č. 30/2020. Tyto výjimky se netýkají schvalovacích procesů, tzn. že veškeré povinnosti odpovědné osoby, které se týkají evidence a schválení výběrového řízení, platí i pro případy uplatnění výjimky z dalších postupů. Zdůvodněnou žádost o uplatnění výjimky z postupu zpracovanou na základě návrhu odpovědné osoby předkládá administrátor nebo externí administrátor ke schválení děkanovi či tajemníkovi fakulty.

2. Způsobem přiměřeně analogickým k postupu jednacího řízení bez uveřejnění dle ustanovení § 63 – § 66 ZZVZ může být zadána i VZMR na stavební práce, služby nebo dodávky rovněž v následujících případech (zkrácený výňatek ze ZZVZ):

3. V případě již existujícího obchodního vztahu s ověřeným a osvědčeným dodavatelem (týká se zejména opakujících se služeb a dodávek typu správa a údržba majetku, dodávek materiálu pro správu fakulty apod.), může být uzavřena nová smlouva (popř. sjednáno prodloužení stávající smlouvy nebo uzavřen dodatek ke smlouvě) bez nového zadávacího (výběrového) řízení. Tento způsob musí být písemně odůvodněn včetně doložení řádného plnění závazků dodavatele a průzkumu trhu, který dokládá hospodárnost smluvního vztahu. Takto uzavřené závazky však nesmějí trvat déle než 6 let a po uplynutí této doby musí být uzavřena smlouva s dodavatelem pouze na základě nového zadávacího (výběrového) řízení. Toto ustanovení platí pouze v případě, že celková hodnota plnění ze smluvního vztahu za 5 let nepřekročí zákonné limity veřejných zakázek malého rozsahu a při respektování všech vnitřních předpisů UK.

Čl. 8
Závěrečná ustanovení

1. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dnem 1. 9. 2023.
2. Ke dni účinnosti tohoto opatření se zrušuje Opatření děkana č. 9/2021, Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu a pro dynamický nákupní systém na MFF UK.

Navrhovatelé:
Ing. Blanka Svobodová, tajemnice fakulty
Anna Maškarová, referentka Správního oddělení MFF UK
Mgr. Ivana Vrbová, právnička fakulty

Opatření bylo projednáno vedením fakulty dne 14. 6. 2023.

Schválil dne 24. 8. 2023:

Přílohy:
Příloha č. 1 – Záznam o VZMR I. kategorie
Příloha č. 2 – Záznam o VZMR II. kategorie
Příloha č. 3 – ČP – O střetu zájmů a Další požadavky zadavatele

Volné přílohy:
Volná příloha č. 1 – Sortiment rámcové dohody
Volná příloha č. 2 – Rozpis CPV kódů

Související manuály:
Stručný manuál – Zjednodušený postup při zadávání VZMR
Stručný manuál – Uzavírání smluv s využitím externích právních služeb
Stručný manuál – Postup při zadání žádanky na VZMR I. a II. kategorie při čerpání zdrojů z EU

¹ Finanční prostředky Evropské unie – projekty financované z Národního plánu obnovy (NPO), národních operačních programů (např. OP VVV, OP JAK a další), program Horizont Evropa, Erasmus apod.

² Postup je zadavatel oprávněn využít za předpokladu, že je veřejná zakázka svým charakterem veřejnou zakázkou na dodávky a dodávané zboží je vyráběno pouze pro účely výzkumu, pokusu, studia nebo vývoje. Pro interpretaci pojmu „výzkum a vývoj“ je třeba použít zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací. Tento zákon, prostřednictvím svého § 2 odst. 1 rozeznává základní výzkum, aplikovaný výzkum a experimentální vývoj. Základním výzkumem rozumí teoretickou nebo experimentální práci prováděnou zejména za účelem získání nových vědomostí o základních principech jevů nebo pozorovatelných skutečností, která není primárně zaměřena na uplatnění nebo využití v praxi, zatímco výzkumem aplikovaným rozumí teoretickou a experimentální práci zaměřenou na získání nových poznatků a dovedností pro vývoj nových nebo podstatně zdokonalených výrobků, postupů nebo služeb. Pod pojem „experimentální vývoj“ (který má na mysli zákon pod pojmem „vývoj“) pak tento zahrnuje získávání, spojování, formování a používání stávajících vědeckých, technologických, obchodních a jiných příslušných poznatků a dovedností pro návrh nových nebo podstatně zdokonalených výrobků, postupů nebo služeb.

Zákon dále koriguje možnost postupovat v jednacím řízení bez uveřejnění na základě splnění této podmínky, a to za předpokladu, že zadavatel chce zadat zakázku na zboží, které je vyráběno pouze pro účely výzkumu, pokusu, studia nebo vývoje, která však zahrnuje i dodávku určenou pro výrobu ve velkém rozsahu prováděnou za účelem dosažení hospodářské rentability nebo za účelem pokrytí nákladů zadavatele spojených s výzkumem nebo vývojem. V takovém případě není zadavatel oprávněn jednací řízení bez uveřejnění použít.

Zadavatel tak předmětnou veřejnou zakázku nesmí zadávat v jednacím řízení bez uveřejnění, pokud je dotčené zboží vyráběno ve větším množství a za účelem dosažení zisku či za účelem pokrytí jeho nákladů spojených s výzkumem nebo vývojem, kterého by mohl dosáhnout například ziskovým prodejem výsledků plnění předmětu takové veřejné zakázky.