Opatření tajemníka č. 3/2024

k předkládání podkladů pro závěrečné účtování účetních operací, mzdových a dalších agend na konci roku 2024

Čl. 1
Úvodní ustanovení

1. Toto opatření stanovuje nejzazší termíny zejm. pro předkládání podkladů pro čerpání finančních prostředků a pro zúčtování poskytnutých záloh v závěru roku 2024 na MFF UK.
2. Opatření je závazné pro všechny vedoucí pracovišť, správce a příkazce jednotlivých rozpočtů, projektů, grantů a ostatních účelových zdrojů.

Čl. 2
Zálohové platby

1. Požadavky na zálohové platby bankovním převodem k plnění věcně souvisejícím s rokem 2024 se přijímají do 30. 11. 2024.
2. Pro předložení vyúčtování stálých záloh a všech ostatních zálohových plateb (hotovostních i bezhotovostních) je určen termín 6. 12. 2024, s místem předání: pokladna MFF UK(HOSP).
3. Zálohy na rok 2025 budou vypláceny v lednu 2025.

Čl. 3
Termíny pro příjem podkladů pro čerpání finančních prostředků

1. Pro předložení dokladů pro čerpání finančních prostředků, jejichž obsah věcně souvisí s obdobím leden až listopad 2024, tj. zejména:

• došlé faktury
• cestovní příkazy
• cestovní dohody
• doklady o nákupech v hotovosti

  je stanoven termín 6. 12. 2024, místo doručení: přes podatelnu MFF UK na Hospodářské oddělení (HOSP).

2. Pro předložení dokladů pro čerpání finančních prostředků, jejichž obsah věcně souvisí s obdobím prosinec 2024, tj. zejména:

• došlé faktury
• cestovní příkazy
• cestovní dohody
• doklady o nákupech v hotovosti,

  je stanoven termín 8. 1. 2025, místo předání: přes podatelnu MFF UK na Hospodářské oddělení (HOSP). Po tomto termínu bude možné přijímat doklady pouze s písemným souhlasem tajemníka fakulty.

3. Nejzazší termín pro předložení dokladů jejichž plnění je uskutečněno na základě termínů dle uzavřených smluv a objednávek v posledním měsíci kalendářního roku je stanoven na 20. prosince 2024. Po tomto datu nelze garantovat zajištění úhrady do 31. 12. 2024. Týká se zejména investičních faktur. 4. U došlých faktur je nutné mít uvedené číslo objednávky. Faktury bez čísla objednávky budou vráceny zpět na pracoviště.

Čl. 4
Termíny pro použití fakultních platebních karet

1. Pravidla a termíny uvedená v tomto opatření se vztahují i na transakce realizované fakultními platebními kartami.

Čl. 5
Žádanky a objednávky v centralizovaném IS – VERSO

1. Termín pro standardní schvalování žádanek příkazcem operace a správcem rozpočtu je stanoven na 30. 11. 2024.
2. Termín pro vypořádání schválených objednávek v centralizovaném IS – VERSO, které nebudou realizovány do konce roku, byl stanoven na 6. 12. 2024. Do té doby je nutné:
   1. stornovat objednávku v centralizovaném IS – VERSO/Žádanky,
   2. požádat o přesun objednávky do následujícího roku (HOSP),
   3. požádat o vyřazení objednávky ze salda (HOSP).

(Pozn.: po vyřazení objednávky ze salda dojde ke zrušení rezervace finančních prostředků v rozpočtu. Objednávka bude uzavřena a k 31. 12. automaticky stornována. Do 31. 12. lze v případě již neočekávaného plnění objednávku znovu otevřít.)

Čl. 6
Personální agenda

1. Návrhy na výplatu odměn zaměstnancům z jakýchkoliv zdrojů za práci vykonanou v roce 2024 je nutné předložit na Zaměstnanecké oddělení do 13. 12. 2024.
2. Návrhy na uzavření dohod konaných mimo pracovní pomět (DPP, DPČ) k 1. 1. 2025 je nutné předložit na Zaměstnanecké oddělení do 13. 12. 2024.
3. Návrhy na přijetí zaměstnance do pracovního poměru k 1. 1. 2025 je nutné předložit na Zaměstnanecké oddělení do 13. 12. 2024.
4. Návrhy na změny pracovního poměru u stávajících zaměstnanců s účinností k 1. 1. 2025 je nutné předložit na Zaměstnanecké oddělení do 13.12.2024.

Čl. 7
Uzavírání smluv

1. Veškeré smlouvy mimo čl. 6 tohoto opatření je nutné ve finální podobě předložit k podpisu děkanovi nebo tajemníkovi fakulty nejpozději do 13. 12. 2024, aby bylo možné zajistit jejich podpisy a následné zveřejnění v registru smluv fakulty.

Čl. 8
Veřejné zakázky

1. Termín pro sběr požadavků na nákup přes DNS v roce 2024 je stanoven na 11. 11. 2024.
2. Požadavky pro administraci VZ/VZMR s realizací plánovanou v r. 2025 je možné zadávat pouze v kooperaci s zaměstnancem Správního oddělení.

Čl. 9
Interní přeúčtování

1. Termín pro předkládání požadavků na interní přeúčtování nákladů je stanoven na 17. 1. 2025.

Čl. 10
Převod nespotřebovaných účelově určených prostředků

1. Pro žádosti o převody nespotřebovaných účelových prostředků do fondu účelově určených prostředků, případně do fondu provozních prostředků, je určen termín 17. 1. 2025.

Čl. 11
Dohadné položky a časové rozlišení

1. K nákladům, ke kterým není možné do konce účetního období doložit daňový doklad (například spotřeba elektrické energie) a není známá ani přesná výše částky, se vytvářejí tzv. dohadné položky. Termín pro podání žádosti o vytvoření dohadných položek je stanoven na 17. 1. 2025.
2. V oprávněných případech je možné žádat o přesun části výnosů přes tzv. časové rozlišení, a to zejména u činností doplňkové činnosti a smluvního výzkumu, jejichž realizace probíhá i v následujícím roce. Termín pro podání žádosti o přesun výnosů do následujícího roku je stanoven na 17. 1. 2025.

Čl. 12
Zvláštní a závěrečná ustanovení

1. Jsou-li ve smlouvách nebo zadávacích dokumentacích sjednány podmínky odlišné od tohoto opatření, postupuje se v souladu se s nimi. O této skutečnosti je nutné informovat Hospodářské oddělení, Oddělení podpory grantů a projektů, Zaměstnanecké oddělení nebo jiné oddělení děkanátu, do jehož gesce smlouva či zadávací dokumentace spadá.
2. V případě nejasností, nekompletních podkladů apod. je třeba kontaktovat Hospodářské oddělení, Zaměstnanecké oddělení nebo jiné oddělení děkanátu, do jehož gesce smlouva či zadávací dokumentace spadá.
3. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení tajemnicí MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dnem 4. 10. 2024.
4. Kontrolou dodržování tohoto opatření pověřuji referát vnitřního auditu a kancelář ombudsmana.

Navrhovatel: Ing. Miroslav Dykas, vedoucí Hospodářského oddělení MFF UK
Mgr. Tomáš Jančák, vedoucí Zaměstnaneckého oddělení MFF UK
a další vedoucí oddělení děkanátu, do jejichž gesce příslušná agenda spadá.

Opatření bylo projednáno vedením fakulty dne 2. 10. 2024.
Schválila dne 3. 10. 2024:

Pomocná příloha:
Přehledová časová osa všech činností (pdf pro tisk)