Opatření tajemníka č. 7/2023

Zavedení evidence nepřítomností v systému CIS

Čl. 1
Úvodní ustanovení

V návaznosti na Statut Matematicko-fyzikální fakulty Univerzity Karlovy (dále jen „Statut“) a jeho přílohu č. 1 Organizační řád, v návaznosti na Opatření děkana č. 7/2021 „Rozsah oprávnění tajemníka Matematicko-fyzikální fakulty UK“ a v souvislosti s digitalizací fakultních agend vydávám opatření tajemníka k evidenci nepřítomností na Matematicko-fyzikální fakultě (dále jen „MFF UK“).

Čl. 2
Základní ustanovení

1. Všechna Pracoviště fakulty¹ (dále jen „Pracoviště“) mají povinnost k evidenci nepřítomností zaměstnanců na pracovišti používat elektronickou aplikaci Nepřítomnosti v systému CIS (dále jen „Aplikace“).
2. Všechna Pracoviště fakulty mají možnost k evidenci pracovní doby zaměstnanců používat Aplikaci.
3. Nepřítomnosti, které vyžadují doklady vystavované externími subjekty², se do Aplikace zadávají prostřednictvím Zaměstnaneckého oddělení MFF UK.
4. Služební cesty se do Aplikace importují z primárního systému evidence Služebních cest³.
5. Výpočet příspěvků na stravné a další pomocné technické výpočty probíhají na základě informací v Aplikaci. Není-li stanoveno jinak, pro tyto účely se u zaměstnanců v jednosměnném provozu vychází z rovnoměrného rozložení pracovní doby s ohledem na pružnou pracovní dobu.
6. Je v pravomoci vedoucích Pracovišť blíže specifikovat provádění tohoto opatření v rámci vlastního Pracoviště.

Čl. 3
Procesy

1. Nepřítomnosti lze zadávat do otevřených období.
2. Nenárokové nepřítomnosti podléhají schvalování, kdy schvalovací procesy probíhají v souladu s Opatřením děkana č. 22/2023.
3. Nárokové nepřítomnosti podléhají oznamování. V případě, že je nutné k nárokové nepřítomnosti doložit potvrzení, dokládá se na Zaměstnanecké oddělení.
4. Nelze zadat dvě nepřítomnosti na jeden časový interval. Nepřítomnosti zadávané Zaměstnaneckým oddělením mají vždy prioritu před uživatelsky zadávanými nepřítomnostmi⁴
5. Každý měsíc dochází k měsíční uzávěře. Tato uzávěra probíhá nejpozději 2. pracovní den, obvykle však 1. pracovní den následujícího měsíce. Uzávěra stornuje všechny nevyřízené žádosti pro uzavíraný měsíc.
6. Aplikace informuje uživatele o nově vzniklých skutečnostech prostřednictvím automatizovaných e-mailů (tzv. „notifikací“) na pracovní e-mailové adresy uživatelů. Notifikace nejsou odesílány v případě zavádění nových skutečností do Aplikace ze strany Zaměstnaneckého oddělení MFF UK.

Čl. 4
Přechodná a závěrečná ustanovení

1. Toto opatření se v plném rozsahu až do odvolání netýká pracoviště 731 Správa budov.
2. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dnem 1.1.2024.
3. Osobami odpovědnými za provádění tohoto opatření stanovuji

   a. vedoucí zaměstnance MFF UK za zajištění používání Aplikace na Pracovištích,

   b. z hlediska věcného vedoucího Zaměstnaneckého oddělení MFF UK (vlastník aplikace)

   c. z hlediska technického vedoucího PSIK MFF UK (technický garant)

4. Kontrolou dodržování tohoto opatření pověřuji referát vnitřního auditu.

Navrhovatelé:
Mgr. Tomáš Jančák, vedoucí Zaměstnaneckého oddělení MFF UK
Mgr. Jiří Skalický, Správní oddělení MFF UK

Opatření bylo projednáno vedením fakulty dne 6. 12. 2023
Schválila dne 14. 12. 2023

¹ dle odst. 4 čl. 3 část II Statutu

² Například doklady o dočasné pracovní neschopnosti od ČSSZ, potvrzení o otcovské dovolené, o vojenském cvičení apod.

³ K 1. 1. 2024 se jedná o modul Služební cesty v IS Studium.

⁴ To v praxi znamená, že pokud má někdo v systému např. „Nemoc“, systém neumožní do stejného období zadat „Dovolenou“